E-facturatie

E-facturatie maakt uw inkoopproces efficiënter en klaar voor de toekomst. Bij Profource weten we daar alles van. Naast een naadloze software-implementatie helpen we u met de communicatie naar uw leveranciers, begeleiden we uw medewerkers, optimaliseren we uw data en stroomlijnen we uw processen.

Profource ziet het als haar taak uw organisatie zo goed mogelijk te begeleiden bij deze transitie. We hebben hier ruime ervaring mee, bijvoorbeeld voor opdrachtgevers als het de Gemeente Rotterdam, VTTI, Radboud MC en de ministeries van Binnenlandse Zaken en Veiligheid en Justitie.

Zoals elke vernieuwing betekent de overstap naar e-facturatie ook afscheid nemen van het oude. Hoe communiceert u met uw leveranciers, wat betekent het voor uw werkwijze en personele bezetting? Allemaal vragen die wij begrijpen en kunnen beantwoorden. Maar bovenal helpen we u graag mee te kijken naar de voordelen. E-facturatie en de verdergaande digitalisering van de leveranciersketen maakt uw processen eenvoudiger, nauwkeuriger en efficiënter.

De voordelen van e-facturatie

1. Directe en volledige registratie van facturen in uw crediteurenadministratie. Post verwerken, scannen en overtypen zijn verleden tijd.
2. E-facturen kunnen automatisch worden gematcht met inkooporders en direct worden betaald.
3. E-facturen zijn uniform opgesteld en daardoor eenvoudig geautomatiseerd te controleren.
4. E-facturen worden sneller betaald.
5. E-facturen schelen u porto, print- en papierkosten.
6. E-facturatie is duurzaam

In 6 stappen klaar voor e-facturatie

Zowel in technologisch als organisatorisch opzicht pakken wij onze projecten stapsgewijs aan. Bij de transitie naar e-facturatie werken we in 6 stappen.

1 Implementatieplan

Samen bepalen we de scope van de opdracht. Wat zijn de belangrijkste doelen? Zoekt u een quick fix of wilt u optimaal profiteren van de overstap? Na een snelle gezamenlijke analyse komen we met een implementatieplan. Wij kunnen het volledige project voor u uitvoeren, of binnen uw eigen projectorganisatie ondersteunen op alle onderdelen van het project.

2 Systeem gereed

De technische implementatie heeft wat voeten in de aarde, maar kan snel realiteit zijn. Na een korte analyse kiezen we samen een passende oplossing om UBL-berichten correct te koppelen aan uw administratie. Koppeling aan de Digipoort, SimplerInvoicing, etc. Daarna is het van belang dat gegevens juist gemapt worden en controles geautomatiseerd. Tegelijkertijd moet het systeem flexibel omgaan met afwijkingen en ook voor mensen leesbare documenten opleveren.

 3 Communicatie naar leveranciers

Voor uw leveranciers verandert er natuurlijk het een en ander, daarin moeten ze worden meegenomen. In deze stap komen contractbepalingen, de factuurinformatie op orders, aansluitkits en instructies en ondersteuning van leveranciers via een contactcentrum of servicedesk aan de orde. Dit alles kunnen wij voor u verzorgen.

 4 Datakwaliteit

De kwaliteit van masterdata is cruciaal voor het goed verwerken van e-facturen. Denk hierbij aan een ontdubbeld en volledig leveranciersbestand (met KvK, KvK-vestigingsnummers en IBAN). Ook bij de leverancier moet de kwaliteit van de gegevens goed zijn.

 5 Informatievoorziening

Uw medewerkers in de bestel- en betaalketen krijgen te maken met een nieuwe manier van werken. Profource informeert uw mensen en verzorgt trainingen, zodat iedereen vertrouwd raakt met het nieuwe systeem en de voordelen maximaal weet te benutten. Voor succesvolle e-facturatie is de afstemming van uw administratie op die van uw leveranciers cruciaal. Dit is een continu proces, waarbij dashboards per leverancier inzichtelijk maken hoe e-facturen worden aangeleverd, of velden optimaal worden gebruikt en waar mogelijkheden zitten om de automatische matching met orders te verhogen.

6 Procesoptimalisatie

Het systeem is er klaar voor en de leveranciers en medewerkers zijn geïnstrueerd. Dat is het begin. Wat volgt is een optimalisatietraject waarbij functionaliteiten worden aangepast of uitgebreid. Starten met automatische registratie en daarna uitbouwen naar matching kan een optie zijn. Het volledige integreren van een leverancier in het inkoopproces is een proces. Het is wel mogelijk deze aansluittrajecten steeds sneller en eenvoudiger te laten verlopen en steeds meer leveranciers volledig in het inkoopproces te integreren.

Profource: een betrouwbare en ervaren partner

Bij Profource willen we de zaken graag samen oplossen. Dat betekent ook dat wij pas tevreden zijn als u dat bent. We hebben ruime ervaring op het gebied van e-facturatie. Als geen ander kennen we het proces van bestellen tot betalen bij de rijksoverheid, Waterschappen, Gemeenten en Ziekenhuizen in combinatie met het order tot ontvangstproces bij leveranciers. Profource is een onafhankelijke partij en is heel goed thuis in Oracle en andere ERP-systemen.

Onlangs organiseerden wij een kennis sessie over e-facturatie, waarbij we aanbestedende organisaties en leveranciers bij elkaar brachten om van elkaar te leren. Zie hier een korte impressie van de sessie, met daarin tips voor implementatie.