Applicatiebeheer en functioneel beheer

Applicatiebeheer vs. functioneel beheer: een grijs gebied?

Profource is marktleider in Nederland op het gebied van Oracle- en Netsuite. Deze applicaties, bij onze opdrachtgevers geoptimaliseerd door onze eigen implementatieconsultants, bewaken een efficiënte invulling van bedrijfsprocessen. Elke organisatie heeft IT-software nodig om deze processen efficiënt en meetbaar in te richten. Vanuit het perspectief van kwaliteitsmanagement zijn dergelijke tools dus onmisbaar. De kracht van Oracle zit in de mogelijkheid om vanuit één bedrijfsbreed datamodel alle processen (binnen grote én kleine organisaties) aan elkaar te koppelen. Met de Oracle Cloud-applicatie is tegenwoordig nog veel meer mogelijk voor bedrijven. In deze blog gaan we dieper in op de professionals achter deze programma’s: de applicatiebeheerder en functioneel beheerder.

Traditioneel vs. wendbaar

In de praktijk bestaat namelijk nog wel eens onduidelijkheid over deze rollen: de invulling, maar ook de onderscheidende en toegevoegde waarde van beide. Voordat we uitleggen wat deze beheerders doen is het goed om een raamwerk te schetsen waarmee we ons verhaal in de juiste context plaatsen. We onderscheiden het traditionele model, waarin functioneel beheer en applicatiebeheer twee duidelijk verschillende rollen zijn. En wat we noemen het wendbare of agile-model.

Wat is applicatiebeheer?

Spreken we over het verschil tussen applicatiebeheer en functioneel beheer in traditionele vorm, dan is  de applicatiebeheerder de technicus die ervoor zorgt dat systemen goed beheerd en onderhouden blijven. Bedrijfsprocessen en -doelen veranderen voortdurend. Als applicatiebeheerder zorg je ervoor dat de applicatie mee-ontwikkelt met de trends binnen de organisatie, maar ook breder met de laatste trends en mogelijkheden op IT-gebied. Je voorziet in de veranderbehoeften vanuit de business door nieuwe functionaliteiten te configureren, nog voordat de eindgebruikers weten dat iets mogelijk is. De applicatiebeheerder zit vaak (gecentraliseerd) op de IT-afdeling.

Wat is functioneel beheer?

Functioneel beheer is ontstaan uit een behoefte vanuit de business. De applicatiebeheerder configureert en onderhoudt de ‘set-up’ van de applicatie. In de praktijk bleek binnen veel organisaties behoefte aan een profiel dat dichter op de operatie zit. Het resultaat: de functioneel beheerder. Minder technisch aangelegd, met meer vaardigheden op het gebied van communicatie en presentatie. De functioneel beheerder richt zich primair op het gebruikersgemak, en beïnvloedt in principe niet zelfstandig de werking van systemen. De functioneel beheerder zorgt er vooral voor dat de users de juiste informatie, mogelijkheden en bevoegdheden hebben qua functionaliteit van de applicatie. Andersom monitort de functioneel beheerder ongevraagd of de applicatie nog wel alles doet wat de business nodig heeft. Op technisch vlak schakelt hij de specialist in, de applicatiebeheerder. De functioneel beheerder zit vaak (gedecentraliseerd) tussen de gebruikers.

Verschil applicatiebeheer en functioneel beheer: traditioneel model

Er is dus een duidelijk verschil tussen de applicatiebeheerder en functioneel beheerder, traditioneel bekeken. De applicatiebeheerder beïnvloedt met zijn core-werkzaamheden eigenlijk altijd de werking van de applicatie: hij implementeert, verbetert en onderhoudt. De functioneel beheerder doet dit niet. Hij monitort, luistert, communiceert en faciliteert. Technische kennis is beperkt nodig.

Verschil applicatiebeheer en functioneel beheer: de praktijk

Niet bij elke organisatie bestaat een dergelijke strikte scheiding tussen functioneel beheer en applicatiebeheer. In de praktijk zien we vaak de functioneel applicatiebeheerder. Afhankelijk van grootte van de organisatie, complexiteit van processen en bedrijfscultuur treden beheerders op als technicus én als aanspreekpunt voor de user of key-user vanuit de business. Recente ontwikkelingen – bijvoorbeeld de toename in het aantal bedrijven dat overstapt op de veiligere en snellere cloudservice voor applicaties (vis-a-vis de on-premise mogelijkheid), en de toenemende gebruiksvriendelijkheid van applicaties – lijken het traditionele model en de noodzaak van strikt functioneel beheer verder af te slijten.

De technisch applicatiebeheerder en functioneel beheerder: endangered species?

Betekent het met de perfectionering en simplificatie van applicaties en de mogelijkheden van cloud computing dat de generalist – die enige kennis heeft van de applicatie en enige kennis van de business – op den duur verdwijnt ten faveure van de specialist? Andersom zou je je ook kunnen afvragen of de technisch applicatiebeheerder juist gaat verdwijnen. Door de mogelijkheid van bijvoorbeeld de Oracle Cloud en Software as a Service (SaaS) is de specialist voor on premise applicatiebeheer misschien ook wel overbodig, toch?

De versatilist als grijs antwoord

Wat ons betreft zou elke professional die actief is op het gebied van applicatiebeheer ernaar moeten streven versatilist te zijn. Een beheerder met de technische kennis van de specialist, de people skills van een functioneel beheerder en kennis van de bedrijfsprocessen. De mogelijkheden van cloud computing, hoewel qua security vaak onterecht ‘eng’ bevonden door grote organisaties, bieden daartoe ook de ruimte.

Goed applicatiebeheer draait om ervaring en common sense!

Zoals de praktijk nu al uitwijst is de realiteit noch zwart, noch wit, noch grijs. De invulling van de rollen van functioneel beheerder en applicatiebeheerder verschilt en verschuift voortdurend, afhankelijk van organisatie, persoonlijke interesse en marktontwikkelingen. Het belangrijkste om te onthouden is dat je als beheerder in de IT gebaat bent bij wendbaarheid. Durven afwijken van de BiSL-richtlijnen als de situatie daar om vraagt. En ervaring durven combineren met common sense. Dat is in ieder geval hoe we werken bij Profource!

Deze blog is geschreven in samenwerking met Cor van Dongen, Manager Application Support bij Profource.