NetSuite ERP-maatwerkapplicatie

Eenduidige rapportages ondanks verschillende rekeneenheden

Oracle NetSuite biedt de wholesalemarkt een ideale Cloudoplossing met realtime inzicht in financiële gegevens, statistieken en operationele prestaties. Maar wat als uw handel complexer in elkaar steekt? Omdat u bijvoorbeeld te maken heeft met leveranciers en klanten die er andere rekeneenheden of methodieken op nahouden? Processen beheersen wordt dan een stuk complexer. Gelukkig is er een oplossing: NetSuite ERP-maatwerkapplicatie.

Het zal internationale bedrijven en groothandels bekend voorkomen: klanten of leveranciers werken met verschillende units of measure. Processen rond voorraad, in- en verkoop en financiën eenduidig beheren vergt omrekenwerk en tijd én is foutgevoelig. Daarnaast heb je een slecht overzicht in de gerealiseerde marges.

Profource bouwde onlangs voor een klant met behulp van NetSuite-standaarden een maatwerkapplicatie met een ingebouwde omrekenformule. Het unieke hieraan is, dat deze op de achtergrond binnen alle NetSuite-modules meedraait. En daarmee heeft het bedrijf realtime overzicht en inzicht in de orderportefeuilles over de gehele linie.

De casus

De betreffende internationale groothandel verhandelt bulkleveranties alcohol. De afzetmarkt is breed, met zowel de food- als non-foodindustrie als klanten. Denk aan alcoholische en gedistilleerde drankassemblages, als ook de farmaceutische, cosmetische en elektro-industrie. Daarnaast houdt het familiebedrijf zelf een voorraad aan om whisky te assembleren, te laten rijpen en op termijn te verkopen.

De uitdaging: procesbeheer ondanks onzekere factoren

De business verloopt voor 80% via dropshipping. De alcohol wordt vaak rechtstreeks verscheept van het ene naar het andere continent. Per adres verschillen de units of measure. Per eenheid verschilt de dichtheid en daarmee het volume van de alcohol. Los daarvan kan een overzeese route het volume beïnvloeden door temperatuurverschillen. Ook kan een reis langer of korter duren, al naar gelang de wind en stroming én hanteren klanten verschillende afvulmethodes. Kortom, een groot aantal onzekere factoren in het proces. Deze factoren zorgen ervoor dat een standaard ERP-oplossing niet passend was voor deze klant.

De klant liep tegen tijdrovende en foutgevoelige omrekenmethodes aan. Bovendien ontbrak realtime over- en inzicht in lopende orderportefeuilles: wat is de marge per salesorder?

De oplossing: Netsuite ERP-maatwerkapplicatie

Implementatieconsultant Jiri Gründemann vertelt: ‘Profource werd ingeschakeld om een maatwerkapplicatie te ontwikkelen die alle data eenduidig verwerkt. Om dit te kunnen bereiken wordt gebruikt gemaakt van NetSuite. Door de combinatie van de configuratie en het maatwerk met standaardoplossingen in NetSuite, is dit mogelijk als robuuste oplossing.  Met de financiële module als basis ontwikkelden we maatwerk rekenmodules die we vervolgens doorvoerden door alle andere relevante NetSuite-modules heen. Denk aan Voorraad, Inkoop, Verkoop en Assemblage. Dat is vrij uniek en complex, maar noodzakelijk gezien de dynamiek van deze onderneming. Als extra inzicht zien zij nu per salesorder realtime de marges, de resultaten en de locatie van hun goederen.”

Hoe ziet zo’n implementatietraject eruit?

Jiri: ‘We werken volgens de FAST-methodiek; een traject gericht op een snelle en goede livegang, waarbij we de klant van begin af aan aanhaken. Samen tekenen we vooraf het high level design, waarin we alle relevante processen en rapportages inventariseren. We anticiperen op wat we later in het proces tegenkomen. Vervolgens werken we de details uit. De applicatie verschijnt uiteraard eerst in een testomgeving. Enerzijds om als klant gevoel bij de nieuwe werkwijze te krijgen, anderzijds om te inventariseren waar klanten tegenaanlopen. Als alles naar behoren werkt migreren we de data naar de productie-omgeving, en zijn we klaar voor de livegang.’

Met nieuwe systemen werken, is altijd wennen. Daarom begeleiden we als Profource het hele proces van a tot z én daarna. Met onder andere nazorg en trainingen. We onderscheiden ons vooral door onze pragmatische aanpak en ruime expertise van zowel de processen als de applicatie. En we denken actief mee met de klant: de applicatie bouwen we op basis van de langetermijnplanning van de business.

Update-proof

Kenmerkend voor deze maatwerkapplicatie is dat deze losstaat. Je ziet bij maatwerkoplossingen soms uitstel van updates, omdat die problemen geven in het systeem. Deze maatwerkoplossing staat los van NetSuite, waardoor upgrades kunnen worden uitgevoerd zonder impact op het maatwerk. En dat geeft de klant veel rust.

Lees meer over Netsuite Consulting bij Profource