De cloud voor bedrijven

Cloud computing: de voor- en nadelen van overstappen

Digitalisering is binnen veel organisaties nog steeds een hot topic. Na de eerdere overstap van papier naar digitaal is de cloud een van de meer recente innovaties in (business IT-)land. Particulieren kennen het misschien van de iCloud op hun iPhone, bedrijven kennen het als innovatie die mobiliteit, efficiëntie, kostenbesparing en samenwerking weet te combineren. Bij Profource zijn we fan van de clouddiensten van Oracle. In deze blog duiken we in de wereld van de cloud en bespreken we de voor- en nadelen van overstappen op de cloud voor organisaties.

Wat is de cloud?

Waar data traditioneel op fysieke gegevenshouders, apparaten en servers opgeslagen staat, is de cloud een volledig digitale entiteit, die als het ware als een “wolk” boven de verschillende gebruikers zweeft. De benodigde hardware voor een cloud wordt volledig beheerd door een leverancier. Binnen de IT onderscheiden we cloud hosting en cloud computing. Waarbij cloud hosting voornamelijk draait om het beheren van data, en cloud computing de uitwisseling van gegevens tussen apparaten mogelijk maakt. Dit laatste is voor organisaties in het bijzonder aantrekkelijk. Door cloud computing kun je applicaties, netwerken en data via een centrale server opbouwen, aanpassen, uitbreiden en met elkaar laten communiceren. Particulieren zullen de cloud vooral kennen van diensten als iCloud, Spotify en Office 365, voor de “vormloze” opslag en het gebruik van beeld-, video- en audiobestanden, het werken met online office applicaties en van bekende social media apps die gebruikmaken van de cloud-technologie. Leveranciers voor bedrijfssoftware bieden hun eigen cloud applicaties aan voor onder andere Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain & Manufacturing (SCM) en Human Capital Management (HCM). Wij zijn gespecialiseerd in de software van Oracle en het ERP-label NetSuite, dat eveneens wordt aangeboden door Oracle.

Jouw ERP-systeem altijd up-to-date en in handen van experts

Het belangrijkste voordeel van de cloud is dat het “any place, any time, any device” is. Voor bedrijven betekent dit dat je medewerkers al je applicaties, servers en data overal kunnen benaderen. Een werkende internetverbinding en de juiste autorisaties en wachtwoorden zijn daarvoor de belangrijkste voorwaarden. De cloud is dus web based, waar voorheen de data en applicaties “on premise” op bedrijfsservers stonden. Dat betekent dat zaken als onderhoud, vervanging hardware, toepassing van patches, beheer, stroomkosten en draaien van systeemupdates verleden tijd zijn. Die verantwoordelijkheid gaat naar je cloud-leverancier. De applicaties moeten altijd wel geconfigureerd worden naar de specifieke wensen van het bedrijf en dit moet onderhouden en aangevuld worden, onder andere door de periodieke releases en fixes die de leverancier doorvoert op de cloud. Oracle en Netsuite bieden periodieke releases aan waarmee je altijd een up-to-date applicatie hebt. Bij het onderhoud hiervan is toch vaak specifieke kennis benodigd die bedrijven zelf niet direct hebben. Bij Profource doen we niet alleen aan ERP implementaties, met de CALM-methodiek doen we voor opdrachtgevers ook aan beheer.

De cloud biedt flexibiliteit

Een tweede voordeel is dat de cloud flexibiliteit biedt. Je kunt als organisatie snel opschalen en afschalen in de data en applicaties die je als onderdeel van de cloud afneemt bij je software-boer. Je betaalt alleen wat je gebruikt. Waarbij er wel subtiele verschillen kunnen bestaan. Zo is de Oracle ERP cloud verkrijgbaar in abonnementsvorm; je betaalt dan voor het aantal gebruikers. Het kostenplaatje van de Oracle cloud als platform is dan weer variabel: je betaalt achteraf voor het feitelijke dataverbruik of aantal berichten. Overstappen naar de cloud voor je ERP pakket betekent wel altijd dat je software als dienst (SaaS) afneemt. Het verschil met het traditionele softwarepakket is dat je over het afnemen van een dienst nadere afspraken kunt maken, terwijl je bij de aanschaf van een softwarepakket als product er toch echt alleen voor staat. Wij kunnen het weten, want onze implementatie- en cloud consultants helpen organisaties dagelijks bij de overstap naar de cloud. Door middel van trainingen, rapportages, oplossen van incidenten, ontginnen van nieuwe functionaliteiten en de verwerking van wijzigingsverzoeken blijven zij ook na de implementatie van toegevoegde waarde. Mochten de bedrijfsprocessen niet in de standaard bandbreedte van mogelijkheden in ERP cloud passen, of als er additionele applicaties nodig zijn (zoals een integratie of analyse laag), dan kan men ook de cloud als platform (PaaS) of infrastructuur (IaaS) in gebruik nemen. Hiermee kunnen onder andere additionele schermen, applicaties, integraties of analyses gemaakt worden.

“Bedrijven willen cloud-oplossingen vaak volledig zelf beheren, maar de praktijk wijst uit dat daar regelmatig de juiste kennis en kunde voor ontbreekt, zeker als men het nog maar kort gebruikt.”
– Martijn Duijn, Cloud consultant Profource

De cloud biedt mobiliteit

Systemen en documenten zijn in de cloud in real-time voor alle bevoegden toegankelijk, zolang je over de juiste wachtwoorden beschikt. Personeel kan met een internetconnectie vanuit elke locatie inloggen, wijzigingen inzien en zo efficiënter samenwerken. Het is een beetje alsof je met al je collega’s op een apparaat werkt, dat toevallig op verschillende plekken staat. Doordat de gebruikers met elkaar verbonden zijn in de cloud, is alle relevantie informatie voor alle relevante collega’s en processen toegankelijk. Documenten, rapportages en presentaties heen en weer mailen is verleden tijd. Vooral voor bedrijven die thuiswerkmogelijkheden bieden, actief zijn in de consultancy of op andere wijze afhankelijk zijn van mobiel personeel is dit ideaal.

De nadelen van de cloud

Natuurlijk zijn er ook wat aandachtspunten voor bedrijven die overwegen over te stappen, bijvoorbeeld als het gaat om data security. In sommige landen zijn de regels omtrent databescherming namelijk een stuk minder streng dan in andere. In welk luchtruim jouw cloud zich bevindt kan dus reden geven tot nader onderzoek. Oracle heeft er om deze reden bijvoorbeeld voor gekozen om meerdere datacenters in Europa te openen, die daarom ook aan Europese privacy-wetgeving moeten voldoen. Uit handen geven van het beheer van je software betekent verder dat je minder invloed hebt op releases of de oplossing bij eventuele problemen. Tot slot ben je als cloud-gebruiker ook afhankelijk van een werkende netwerkverbinding. Gelukkig gebeurt het weinig, maar mochten de monteurs van KPN eens de verkeerde kabel doorknippen, dan wordt het weer ouderwets bellen, schrijven en wachten tot je systemen up and running zijn.

Elk nadeel heeft zijn voordeel: standaardisering vs maatwerk

Het standaardproces dat bij de cloud hoort heeft dus zowel voordelen als nadelen. Het grootste bezwaar tegen de cloud, vergeleken met on premise software, is het idee dat de cloud minder ruimte biedt voor maatwerk. Dit is maar deels waar. Binnen de cloud kun je namelijk ook je eigen bedrijfsprocessen verwerken en de stappen inbouwen die daarvoor nodig zijn binnen de ruim gestelde bandbreedte voor zo’n proces. Waar je in een on-premise applicatie sneller een stap kan creëren, moet je in de cloud vooral nadenken hoe dit het beste past binnen de standaard mogelijkheden, eventueel met procesveranderingen. En mocht dat toch geen optie zijn, dan is maatwerk wel mogelijk. In het geval van Oracle met de naastgelegen PaaS oplossing, waarin je dit kunt ontwikkelen. Als consultant bij Profource help je klanten die gewenste procespuzzel te leggen en de cloud-software op de juiste wijze configureren. De cloud biedt daarbij keuzes, hetgeen ook betekent dat de mogelijkheden niet onuitputtelijk zijn.

“Binnen de cloud zit je in een standaardproces. Je hebt dus weinig specials. Waar de cloud de mogelijkheid biedt om te kiezen tussen a, b en c biedt on premise of zelf ontwikkelen op PaaS ook d. Een voordeel van de standaardisering in de cloud en nadeel van on premise of PaaS maatwerk is dat maatwerk ook meer kans op problemen oplevert en vaak meer beheerinspanning vergt.”
– Martijn Duijn, Cloud consultant

Samenvattend: is overstappen naar de cloud verstandig?

Schaalbaarheid, mobiliteit, kostenbesparing en efficiëntie lijken in het voordeel te spreken van de cloud. Overstappen heeft wel impact op je organisatie. Het is daarom goed om je keuze voor de cloud te baseren op een grondige kosten-baten-analyse. Wat levert de cloud je organisatie op? En zijn er wettelijke eisen voor data en security vanuit de eigen sector waar rekening mee gehouden moet worden? Tot slot is het goed om te beseffen dat ook de vertrouwde on premise hosting-oplossingen nadelen hebben. Uiteindelijk is de belangrijkste vraag: kun je je het veroorloven om niet mee te gaan in de cloud-innovatie en zijn organisaties bereid het risico te nemen achter te blijven in de digitale transformatie? Voor veel bedrijven zal het antwoord nee zijn. Kijken we naar de cijfers, dan lijkt de cloud nog altijd snel aan terrein te winnen. Waar het CBS zes jaar geleden nog rapporteerde dat 28% van de bedrijven in Nederland gebruikmaakte van de cloud, was dat in 2018 bijna de helft. Sinds de start van de coronacrisis zal dit percentage alleen maar sneller toenemen. De cloud lijkt toch echt de toekomst te hebben.

Meer weten over onze cloud-oplossingen? Of ambieer jij een carrière als cloud consultant?

Bekijk dan een aantal van onze Oracle Cloud-implementaties op onze cases-pagina of check onze vacature voor implementatie consultant of Oracle BI Cloud Consultant!