E-invoicing invoeren vraagt om gedragsverandering

E-invoicing heeft de toekomst

Met e-invoicing verwerken organisaties namelijk meer facturen in minder tijd, omdat de gegevens altijd op een vaste plek op de factuur staan. Hierdoor is er meer ruimte voor focus op andere, complexere werkzaamheden.

En dat ziet ook Gemeente Amsterdam. Het doel van de gemeente is om in 2023 ongeveer 95% van alle facturen via e-invoicing te laten verlopen. Een behoorlijke efficiencyslag voor de gemeente: het is minder foutgevoelig en betalingen gaan sneller. ‘First time right’ is het doel; alles in één keer goed. Ook zijn er minder handelingen nodig. En dat schept ruimte voor een hoger kennisniveau bij de medewerker, die zijn tijd kan besteden aan complexere vraagstukken.

Dat klinkt mooi, ook al is de weg ernaartoe een uitdaging. Zowel voor de stakeholders binnen de gemeente als voor alle externe leveranciers: iedereen moet mee in deze ontwikkeling. Hoe pak je dat aan? Profource ging over dit ambitieuze doel in gesprek met Wendy Hof, teamleider crediteurenadministratie bij de Gemeente Amsterdam.

Gedragsverandering

Wendy licht toe: “Veranderen van werkwijze binnen een grote organisatie kost tijd. En het roept regelmatig weerstand op. Het gaat om gedragsverandering en dat is altijd lastig. Iedereen is gewend aan het sturen van een pdf als factuur. Dat kan niet meer, ook niet als het maar om een bosje bloemen gaat. De wijze van aanleveren komt precies. En werk je eenmaal met e-invoicing, dan is dat voor alle volgende facturen de standaard. Je merkt dat nog niet iedereen zo ver is. Heldere communicatie door de gehele organisatie heen en goede begeleiding zijn cruciaal.”

Ongetemd talent, rent

De transitie vergelijkt Wendy met het bouwen van de Eiffeltoren: “Alles begint met een stevig fundament. Van daaruit bouw je verder. Als team zorgen wij voor het beheer en de implementatie van e-invoicing. Daarnaast zijn we ook verantwoordelijk voor het aansluitpercentage: het aantal leveranciers dat overgaat tot e-invoicing.”

Het succes van e-invoicing valt of staat met dat aansluitpercentage. Wendy: “Om dat sneller te laten stijgen, had ik extra talent met een pragmatische instelling nodig. Experts, die e-invoicing in een cloudomgeving kunnen doorgronden. Met de vier Profource-consultants hebben we deze kennis in huis gehaald. Enerzijds zijn zij sterk in de uitvoering en communicatie, anderzijds weten zij hoe je processen efficiënter laat verlopen. Ze geven sturing. Samen bouwen we aan die Eiffeltoren.”

4-corner model

Profource speelt een grote rol in de begeleiding van leveranciers bij e-invoicing. Wendy: “Nieuwe leveranciers leveren hun facturen direct aan via e-invoicing, bestaande leveranciers bieden we een overgangsfase. Profource is één met ons team, samen leggen we aan onze leveranciers uit hoe ze de transitie moeten aanpakken.”

Soms zijn er tussenschakels nodig, omdat het ERP-systeem van een leverancier niet rechtstreeks aansluit op ons e-invoicing platform. Profource laat met het 4-cornermodel (model waarbij beide partijen met een ERP-systeem met eigen serviceprovider werken) zien dat e-invoicing ook werkt tussen verschillende serviceproviders. Zo zorgt Profource ervoor dat de factuur zijn weg vindt binnen een beveiligde omgeving.

Hoewel er een pittige uitdaging ligt, heeft Wendy vertrouwen in de uitrol. “In een tijdsbestek van vier maanden steeg het aansluitpercentage van 49% naar 63%. Dan zie je dat we stappen maken. Ook de afdeling Data en Rapportage liet ons zien dat het foutenpercentage aanzienlijk is verlaagd met e-invoicing. ‘First time right’ komt dus binnen handbereik.”

De meerwaarde van een multidisciplinair team

Wendy adviseert organisaties die voor de uitdaging e-invoicing staan om de implementatie top-down aan te pakken: “Dit doe je met een management dat de nieuwe werkwijze uitdraagt. Zet er een multidisciplinair team op. Met Profource haal je veel van die kennis en kunde in huis. Op laagdrempelige wijze nemen de consultants alle betrokkenen mee in de veranderingen en op technisch gebied zijn ze experts. Ze overzien het totale plaatje, waardoor je later in het proces niet tegen onverwachte problemen aanloopt.”

Voor de Gemeente Amsterdam is het fundament gelegd. Wendy: “E-invoicing is inmiddels een standaard onderdeel van onze inkoopvoorwaarden. En daar sta ik volledig achter, het past in de tijd van nu. Sterker nog, andere organisaties zijn benieuwd naar onze ervaringen. Ook zij kunnen er niet meer omheen.”