E-invoicing voor Oracle-gebruikers
Profource en InvoiceSharing zorgen samen voor moeiteloze overstap
Oracle gebruikers kunnen vanaf vandaag moeiteloos overstappen op e-invoicing. Waar dat eerst een bewerkelijke aanpassing aan het ERP-systeem betekende, maken Profource en InvoiceSharing het nu heel eenvoudig. Klanten met Oracle als financieel systeem hoeven niet langer elke leverancier apart aan te sluiten. InvoiceSharing ontkoppelt alle leveranciers via hun financiële marktplaats en levert de factuur in één formaat aan bij Profource.
BPO-bedrijfsproces
Als licensed Oracle Partner levert Profource de facturen direct in het Oracle-systeem aan. Daarbij wordt elke factuur gecontroleerd op de geldende wet- en regelgeving en op de belangrijkste inhoudelijke gegevens zoals het bedrag en het inkoopnummer. De validatie van de inhoudelijke data op een factuur is een unieke dienst van Profource die de Oracle-gebruikers veel tijd en geld bespaart. Een factuur met verkeerde gegevens zorgt traditioneel voor uitval. De crediteurenafdeling moet veel handelingen verrichten om te achterhalen welke gegevens onjuist zijn en deze corrigeren. Profource heeft dit geautomatiseerd met de Profource Trading Cloud (PTC). Cor van Dongen, Manager Outsourcing bij Profource: ‘Wij hebben een connector ontwikkeld met een cloud-oplossing, die niet alleen data in Oracle stopt, maar er ook data uithaalt om facturen mee te controleren. Die informatie wordt elke nacht ververst, dus onze Oracle-klanten werken altijd met realtime data. Om een voorbeeld te geven: als een factuur reeds in Oracle is ingevoerd, levert dit uitval op in de Open Interface. Onze cloud-oplossing ondervangt dit probleem, zodat de klant niet met twee dezelfde facturen opgezadeld wordt. De leverancier krijgt de factuur retour in het InvoiceSharing portaal, waar hij de benodigde acties kan ondernemen om de factuur te corrigeren.’
Het finetunen van een olietanker
De PTC verbindt het Oracle systeem aan alle diensten die in de cloud beschikbaar zijn. Cor van Dongen: ‘Oracle is een mooi systeem, met oneindig veel functionaliteiten. Het kan miljoenen transacties verwerken en alle gewenste acties uitvoeren. Maar de grote capaciteit van Oracle betekent meteen dat het systeem in de basis vrij rigide is. Als een olietanker die je niet zomaar bijstuurt. Als 100% Oracle partner proberen wij een goed systeem nog beter te maken, bijvoorbeeld met onze PTC en de koppeling met InvoiceSharing. Met de Profource Trading Cloud hebben we in feite een crediteurenmedewerker ontwikkeld, geladen met alle kennis die normaal gesproken alleen in de hoofden van specifieke medewerkers bestaat. We gaan echt naast de medewerkers bij de klant zitten en brengen hun volledige facturatieproces, inclusief de uitzonderingen, in kaart in een beslisboom. Als die compleet is kunnen we het proces feilloos automatiseren.’
Voordelen voor Oracle-gebruikers
InvoiceSharing is de eerste partij ter wereld om e-invoicing helemaal gratis te maken. Dit geldt zowel voor het versturen en ontvangen van facturen, als voor de koppeling met het boekhoudsysteem dat een bedrijf gebruikt. Daarnaast is InvoiceSharing een platform voor financiële dienstverleners, waar ondernemers financiële diensten kunnen ontdekken en afnemen. Vincent Prooij, CTO van InvoiceSharing: ‘Voor InvoiceSharing is het belangrijk dat we een partner hebben gevonden die alles van Oracle weet. De koppeling tussen InvoiceSharing en Profource betekent dat Oracle-gebruikers niet alleen kunnen profiteren van e-invoicing, maar ook van alle diensten die andere partners op onze financiële marktplaats aanbieden. Een van de grote voordelen van e-invoicing via ons platform, is de validatie van de factuur op de geldende wet- en regelgeving. Wij werken samen met accountantskantoor Ernst&Young om onze gebruikers te garanderen dat de factuur die zij sturen of ontvangen, volledig geaccrediteerd is. Zo kan er nooit onduidelijkheid ontstaan tussen bedrijven die zaken met elkaar doen. Dat is ook prettig met het oog op de fiscus.’
Oracle Fusion, best of all worlds
Oracle heeft de laatste jaren verschillende grote namen op ERP en CRM gebied overgenomen, zoals JD Edwards en Peoplesoft. Uit de gebundelde kennis van deze bedrijven is de nieuwste Oracle release ontstaan: Oracle Fusion. Cor van Dongen: ‘Profource is de eerste Oracle-partner in de Benelux die deze versie mag implementeren voor eigen gebruik. Wij zijn geselecteerd voor het early adopter program omdat we een 100% Oracle bedrijf zijn. We richten ons niet op andere systemen, maar verdiepen ons non-stop in Oracle. Dat is ook het systeem waar wij zelf gebruik van maken. Met Oracle Fusion Applications kunnen we onze medewerkers nieuwe functionaliteiten bieden, met een moderne gebruikersinterface voor onder andere smartphones en tablets. Door onze eigen implementatie als business case te gebruiken, kunnen wij kennis opbouwen waar onze consultants – en vervolgens onze klanten – van profiteren.’ Cor van Dongen: ‘Wij zijn een Oracle-autoriteit met ruim 250 medewerkers, een 100% Oracle specialist met kennis van specifieke bedrijfsprocessen en de vertaling hiervan naar Oracle. Dit is een unieke combinatie. Aan een intelligente oplossing zoals e-invoicing ligt niet alleen theoretisch kennis ten grondslag maar ook praktijksituaties. Onze medewerkers beschikken over kennis van beide gebieden en hebben hierdoor een enorme toegevoegde waarde voor onze klanten.’
Eerste standaard in e-invoicing
De partners op de financiële marktplaats InvoiceSharing versterken elkaar en werken naar een echte standaard in e-invoicing, om gebruikers te ondersteunen bij:
- het verhogen van de omzet;
- het verlagen van kosten;
- het verbeteren van de cashflow.
InvoiceSharing blijft de financiële marktplaats verrijken met de diensten van nieuwe partners, waar bedrijven naar wens gebruik van kunnen maken.
