Succesvolle implementatie NetSuite NSPB

NetSuite Planning & Budgetting geeft het nodige inzicht

Organisaties die sterk groeien herkennen het wel. De in- en verkoopstrategie van je organisatie geeft kopzorgen. Populaire producten zijn in no-time uitverkocht, met andere blijf je maandenlang zitten. Soms compleet tegen de verwachting in. En dat kost geld. Veel geld.

Prognoses berekenen

Natuurlijk bereken je de prognoses. Maar de groei gaat harder dan je rekenmodel aankan. Het prognosemodel is niet ingericht op de alsmaar groeiende stroom aan data. De aantallen worden groter, er komen nieuwe variabelen bij, nieuwe dimensies. Op product- en marktniveau. Terwijl juist in deze data de antwoorden liggen, blijven die factoren buiten schot in het bestaande rekenmodel.

Hoe krijg je een kloppend demand-supplymodel, dat trends en ontwikkelingen wél zichtbaar maakt? Zodat je kunt voorspellen waar de klant naar vraagt, de marketingstrategie hierop aan kunt passen en grip krijgt op het voorraadbeheer.

Niet gissen

Met die vragen worstelde ook Paula’s Choice. Een succesvolle onderneming in skincare. Eerlijke huidverzorgingsproducten, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek. Want huidverzorging mag geen giswerk zijn, vertelt Paula’s Choice op haar site. Dat slaat ook op de commerciële kant van de onderneming: de vraag, in combinatie met voorraad en levering, mag nooit giswerk zijn. Zeker niet nu de bestellingen via diverse internationale verkoopkanalen rap toenemen. Zowel voor B2C en B2B als voor diverse e-commercebedrijven.

Al in 2018 reageert Paula’s Choice op de groei van de onderneming met de implementatie van NetSuite ERP. Bedoeld om in- en verkoopprocessen en finance te optimaliseren. Met Profource als partner, staan de nieuwe processen binnen enkele maanden als een huis. Slimme marketing, meer naamsbekendheid en ook de coronacrisis geeft de online business een boost, met in veel landen een omzetgroei met dubbele cijfers.

Excel sheets versus NetSuite tool

Marleen Bloo, Supply Chain Manager bij Paula’s Choice, vertelt: “Mede dankzij NetSuite kunnen we die aan. Maar de demand planning werd steeds lastiger. Die berekenden we tot voor kort met Excel sheets aan de hand van historische gegevens. Per artikel, per land, per verkoopkanaal et cetera. De betrouwbaarheid neemt af naarmate je plotseling met veel meer data werkt. Het kostte veel tijd om de logica in klantgedrag te ontdekken met Excel formules. Daarbij ben je afhankelijk van wie er aan de knoppen draait. Om een klein voorbeeld te noemen: de vraag naar dagcrèmes met SPF (Sun Protection Factor) neemt toe naarmate het weer beter wordt. Maar neemt het Excel model dat seizoensafhankelijke component mee? En zo zijn er nog veel meer bepalende factoren.”

Paula’s Choice schakelt Profource in, op zoek naar meer grip op de demand planning. De oplossing: de tool Netsuite Planning & Budgetting (NSPB). In juli 2020 zetten ze samen de eerste stappen.

Knowhow

Christian Graafland, Implementatie Consultant bij Profource, legt uit: “Paula’s Choice is een schoolvoorbeeld voor organisaties die met razendsnelle groei te maken krijgen. Of het nu om productverkoop of dienstverlening gaat, je moet actie ondernemen om niet achter de feiten aan te hollen. NetSuite ERP is een eerste goede stap. Daarna volgen fases twee en drie: NetSuite verder optimaliseren en inzetten op groei. Een logische vierde stap is een betrouwbare voorspelbaarheid creëren. Op financieel niveau, maar ook op demand en supply niveau. Exact waar Paula’s Choice behoefte aan heeft: zij moeten kunnen prognosticeren waar de markt zich naartoe beweegt.”

Watervalmethode

Marleen: “Waar we aan moesten wennen tijdens de implementatie van NSPB, was de projectstructuur. Wij werken het liefst agile, waarbij je gedurende de implementatie constant bij kunt sturen. Tijdens de start van de implementatie van NSPB werd er meer gewerkt volgens de watervalmethode: je bouwt de software op volgens een vaste structuur. Dat houdt in dat we vooraf ontzettend goed na moeten denken over wat we precies willen. Hoe moet de tool eruit komen te zien, welke velden wil je zien, welk informatie wil je direct op kunnen halen? Profource begeleidt ons hier enorm goed in en werkt ondanks de watervalmethode zo agile mogelijk. Dat hebben we nodig, een traject moet behapbaar blijven.

Eigen strategie bepalen

Wat opvalt is de effort en gedrevenheid die Profource laat zien. Ook werken we met een vast aanspreekpunt, heel fijn. De gezamenlijke sessies ervaren we als waardevol. Om tot de juiste inrichting te komen en om de tool onder de knie te krijgen. Een mooie wisselwerking, waarbij zij de technologische kennis hebben, en wij inhoudelijke kennis hebben van demand planning. NSPB blijkt erg gebruiksvriendelijk en aan te passen aan persoonlijke voorkeuren. In februari 2021 zijn we er officieel mee van start gegaan. We bepalen zelf waar we onze focus op leggen. Concentreren we ons op onze top 20 aan producten? Of kijken we juist naar de producten die de afgelopen maanden afweken? We kiezen onze eigen strategie.”

Ambities

Bij Paula’s Choice staan er vervolgstappen op de rol: “Ons eerste doel is bereikt, we hebben meer inzicht om de vraagkant veel beter te voorspellen. Bovendien besparen we tijd en mankracht vergeleken bij de Excel berekeningen. We werken op dit moment nog verder aan de implementatie en optimalisatie, bijvoorbeeld om meer zicht te krijgen in de voorspelbaarheid van kosten. Maar we willen in de toekomst ook de supply kant doorontwikkelen. Misschien via NetSuite zelf, of met een geavanceerde tool. Daarnaast willen we onze services naar de klant verder optimaliseren, denk aan het automatiseren van berichten naar onze B2B partners en nog betere klantervaringen bewerkstelligen. Genoeg werk aan de winkel.”