“Kwakkels in Vlaanderen”
Elektronische facturering bij de Vlaamse Overheid
“Kwakkels, kennen jullie dat woord niet? Het betekent verkeerde berichten.” Gonda Cock, administrateur-generaal bij het Agentschap Centrale Accounting van de Vlaamse Overheid, maakt zich vrolijk over het misverstand. Zij gebruikte het woord kwakkels om aan te geven dat veranderingen stuiten op wantrouwen. Zo eisen sommige overheidsorganisaties een digitale handtekening. “Dat is natuurlijk compleet zinloos, omdat de autorisatie al in het systeem is geregeld.” De Vlaamse Overheid verwerkt jaarlijks meer dan 400.000 facturen en gaat deze zoveel mogelijk elektronisch verwerken. Centrale Accounting is de grootste dienst van de overheid en werkt met Oracle. Daarom is gekozen voor het scan- en verwerkingssysteem Oracle WCCI. Dit systeem is afgelopen jaar samen met Profource in drie maanden tijd uitgerold, in een project met de naam ‘Intelligent Scannen’.
Dalende doorlooptijd
Hoe kan dat zo snel? Gonda Cock: “Andere organisaties willen eerst iedereen overtuigen; wij zijn direct begonnen met installeren. Zo kan iedereen zien wat de voordelen zijn. Dit werkt prima. Van de 400.000 facturen gaan we er straks 250.000 scannen. Binnenkort komen daar nog eens 150.000 facturen bij van andere overheidsorganisaties.” Met de automatisering wil de Vlaamse Overheid de efficiëntie en effectiviteit van de factuurverwerking verhogen, de boekhouding transparanter maken en doorlooptijden verkleinen. In juni 2013 begon bij wijze van pilot de verwerking van 2.500 facturen per maand. Deze pilot verliep zo goed dat de nieuwe werkwijze direct kon worden ingevoerd. Nu worden er al meer dan 3.000 facturen per maand gescand. De gemiddelde doorlooptijd per factuur daalde van 19 naar 11 dagen en neemt nog steeds af, want het Agentschap werkt samen met Profource aan een continue verbetering van het scanproces. Het project is ondertussen niet onopgemerkt gebleven bij de andere overheidsorganisaties. Zo begint binnenkort ook Toerisme Vlaanderen met het digitaal verwerken van facturen. Al bijna de helft van de organisatie is ingestapt, maar er ligt nog een flinke uitdaging om ook de rest bij het project te betrekken. E-Invoicing De volgende stap is om ervoor te zorgen dat de facturen niet meer op papier of als pdf worden aangeleverd, maar volledig gedigitaliseerd, als XML-bestand. Dat heet E-Invoicing. In 2017 moet meer dan zestig procent van alle facturen digitaal worden aangeleverd in het formaat dat de Vlaamse Overheid voorschrijft. Ook hier werkt de Vlaamse Overheid samen met Profource. Gonda Cock legt uit waarom: “Profource kent Oracle en heeft verstand van administratieve processen. De samenwerking met Nederlanders bevalt ons uitstekend. Ja, ze zijn wat mondiger, maar dat worden wij Vlamingen ook!”
Dit artikel is eerder gepubliceerd in ons relatiemagazine Transform, editie 7, april 2014.
Lees over de ervaringen van het Ministerie van Economische Zaken.
