Gebruik maken van Oracle?

Hoe onze interne Finance afdeling gebruik maakt van Oracle Cloud

Jean-Marc is ruim tien jaar werkzaam bij Profource en verantwoordelijk voor de afdeling Finance & Control. Samen met zijn team van zes betrokken collega’s zorgt hij ervoor dat de financiële processen binnen Profource altijd in orde zijn. Daarvoor maken ze gebruik van Oracle, maar hoe zit dat dan precies? En waarom maken wij eigenlijk gebruik van Oracle?

“Profource bestaat nu ongeveer 22 jaar en al die tijd helpen we organisaties met het optimaal gebruiken van Oracle. Daarom is het heel praktisch dat wij op dezelfde omgeving draaien als onze klanten. Zo bouw je kennis op binnen je organisatie en we vinden het heel belangrijk dat wat we bij de klant aanbieden, we ook zelf gebruiken. Alles wat we aanbieden, hebben we eerst zelf al uitgeprobeerd en getest in de praktijk.”

Hoe ziet dat er dan uit bij onze interne Finance-afdeling?

“Voorheen draaiden we op Oracle eBS, maar sinds 2016 worden al onze processen ondersteund door Oracle Cloud Applications. Dit gaat van Cash Management tot Accounts Payable, Accounts Receivable, en daarnaast maken we ook gebruik van Project Financial Management en Contract Management. Al onze Consultants werken op projectbasis, daar hoort een contract bij en dit moet ook verwerkt worden in Oracle.

Daarnaast schrijven onze Consultants uren. Time & Labor is dan ook een module die wij gebruiken. In combinatie met de modules Project Finanical Management en Contract Management wordt een verkoopfactuur gegenereerd. Verder hebben we ook een directe koppeling met Human Capital Management. Daar vinden allerlei processen plaats in Oracle die impact hebben op onze Finance-organisatie.

“Het prettige van Oracle vind ik dat al die modules volledig geïntegreerd zijn.”

Dus als een medewerker wordt aangemaakt, komt hij of zij in alle processen terug.  Onze Human Resources collega’s voeren een medewerker in, deze wordt gekoppeld aan een project en aan een contract, zodat de uren die de Consultant maakt gefactureerd kunnen worden. De factuur vindt zijn weerslag in Accounts Payable, waarna de betaling van deze factuur wordt verwerkt in de Cash Management module.

“Alles is geïntegreerd, waardoor je geen dubbele invoer hebt, er minder kans is op fouten, en het proces veel stabieler verloopt.”

Wat is voor jou het grootste voordeel van werken met de Oracle Cloud-omgeving?

“Ik had het al over de integratie: het is zo belangrijk dat alle processen goed geïntegreerd zijn zonder dat je allerlei interfaces hoeft te bouwen om je data door het systeem te leiden. Hierdoor zijn de processen heel efficiënt en effectief ingericht, en krijg je de juiste signalen op het juiste moment. Het is Cloud based, dus je hoeft zelf geen serverpark te hebben, en Oracle neemt het beheer uit handen. Elk kwartaal krijgen we een update van onze applicatie, waarin nieuwe features worden gepresenteerd. Het afgelopen kwartaal zijn we bijvoorbeeld live gegaan met de nieuwste features op het gebied van tijdschrijven. Dat is een kleine update die veel mensen raakt en het voor onze Consultants veel makkelijker maakt om hun uren te registreren. Het is heel fijn dat je op deze manier voortdurend kunt blijven verbeteren en je processen kunt optimaliseren.”

“Daarnaast is het fijn dat je binnen het standaardproduct van Oracle Cloud Applications keuzes kunt maken. Toen we in 2016 de overstap maakten, hebben we heel kritisch naar onze eigen processen gekeken en daar bewust keuzes in gemaakt. In de loop van de tijd zijn er natuurlijk nieuwe functionaliteiten bijgekomen, waardoor je weer bepaalde elementen kunt aan- of uitzetten, zodat het nog beter past bij de specifieke processen van je organisatie.”

Wat wil je nog meegeven aan andere organisaties die gebruikmaken van Oracle?

“Wat heel belangrijk is, is dat je actief bezig blijft met de applicatie gedurende de looptijd. Kijk tijdens die kwartaalupdates echt wat Oracle je te bieden heeft. Het maakt je werk niet alleen efficiënter en effectiever, maar ook veel leuker voor je medewerkers. Implementeer de features en zorg er hiermee voor dat het werkplezier van je medewerkers wordt vergroot.”