Grenzen verleggen voor Profource en Net4kids
Profource is een dienstverlenende kennispartner, een Oracle-autoriteit met bijna 300 betrokken professionals. Vanuit onze specialistische kennis en ruime ervaring adviseren en ondersteunen wij bij het optimaal inrichten, beheren en gebruiken van Oracle Applicaties. Onze medewerkers vertellen graag hoe zij onze klanten hierbij helpen en wat hen bezighoudt.
— — — — —
Sinds augustus 2013 ben ik namens Profource bij de financiële administratie van Net4kids betrokken. In eerste instantie om wekelijks de boekhouding bij te houden en sinds collega Ilse Roelands die functie heeft, heb ik de rol van Hoofd FA. In maart werd door het management van Net4kids gevraagd of ik interesse had mijn financiële kennis in te zetten bij een projectpartner in Kenia. Er was geen moment van twijfel en zo werd het verzoek bij Profource uitgezet of zij naast de huidige steun een projectreis wilden financieren en mij twee weken in Nairobi wilden inzetten. Het doel van de reis was groeiend projectpartner Watoto Wema & Heri Wema Health Centre begeleiden in het ontwikkelen van de financiële administratie. Voor Net4kids is het in verband met de AMBI-status van belang dat alle projectpartners een helder inzicht geven in de financiën, van budgetten tot jaarrekeningen, zodat zij dit transparant bij de investeerders kunnen neerleggen.
Watoto Wema Centre
Het Watoto Wema Centre is jaren geleden in het leven geroepen om verwaarloosde kinderen een kans te geven een opleiding te volgen, onderdak te bieden voor hen die niet bij familie terecht kunnen en een positieve bijdrage te leveren aan de community. Afgelopen jaar hebben ze hun werkveld uitgebreid en het Heri Wema Health Centre opgericht. In dit Health Centre kunnen zowel de kinderen uit het naastgelegen center als de buurtbewoners terecht voor een doktersbezoek.
Tot voor kort werd de boekhouding alleen voor het onderdeel, dat via Net4kids wordt gefinancierd, in Excel verwerkt en werden de bonnen, handgeschreven bestellingen en petty cash vouchers op een hoop bewaard. In februari is een financieel medewerkster (Sally) aangenomen en in juni hebben ze het administratiesysteem Quick Books aangeschaft.
Deep diving in de boeken
Voor mijn komst had Sally al stappen gemaakt in het ordenen van de bonnen en bankafschriften, had ze een studie gemaakt van Quick Books en was ze begonnen de eerste journals te boeken.
Na een hartelijke ontvangst door de kinderen en het personeel kon ik aan een rondleiding beginnen en me verder verdiepen in de werkzaamheden en achtergronden van Watoto & Heri Wema.
Toen beide directors (Lusweti & Marjolein) waren aangehaakt konden we daadwerkelijk aan de klus beginnen. Om inzicht te krijgen in de volledige V&W-rekening zijn we eerst in het budget van 2016 gedoken. In eerste instantie bestond deze uit een paar regels en waren de details ver te zoeken. Uiteindelijk zijn we 2 volle dagen bezig geweest een gedetailleerd budget van 2016 te maken, waar Net4kids alle benodigde informatie (zoals kosten per kind per school) makkelijk uit kan halen. Nadat de lay-out van de budgetten volledig was, konden we qua cijfers een eerste opzet maken voor de budgetten van 2017 & 2018. Er wordt alvast een paar jaar vooruit gekeken, zodat Net4kids tijdig investeerders kan vinden en “Watoto” de kinderen volgend jaar ook weer van onderdak, een opleiding en gezondheidszorg kan voorzien.
Aan de hand van het budget konden Sally en ik Quick Books naar wens verder inrichten met de benodigde (parent) accounts en hebben we correcties aangebracht in de aanwezige journals. In de dagen daarna hebben we een verdere verbeterslag aangebracht door de huidige KPI’s naar een realistisch niveau te zetten, vaste activa in de administratie te verwerken en een voorraad inventarisatie van de apotheek op te zetten.
Buiten werktijd
In de tussentijd had ik ook de mogelijkheid kennis te maken met de stad, natuur en cultuur. In de eerste week verbleef ik in een homestay bij een oma, (2 van de 4) kinderen en 2 kleindochters. De familie was zeer gastvrij en had het naar Keniaanse maatstaven prima voor elkaar. Het was even wennen dat je douche geen warm water heeft, dat je met de (lokale) pot mee-eet en dat de stroom ’s avonds uitvalt, maar dat mocht de pret niet drukken. Voor het avondeten (rond 21:00 uur) heb ik de kleindochters geholpen met het maken van hun huiswerk voor de basisschool. In de meeste vakken kon ik goed meekomen, maar Swahili konden ze toch beter zelf maken. Ik stond er versteld van dat ze op 6 & 8-jarige leeftijd na een schooldag van circa 12 uur (incl. 3 uur reistijd) ook nog voor 2-3 vakken huiswerk moesten maken.
In het weekend ben ik van de buitenwijk van Nairobi naar het centrum verhuisd en heb ik genoten van alle voorzieningen van een hotel. De tweede week heb ik in een Bed & Breakfast doorgebracht waar ze uitstekende pizza’s op het menu hadden staan…. een welkome variatie op de dagelijks lunch van bruine bonen met mais. Op vrijdag hadden ze speciaal voor mij een “afscheidsfeestje” met zang en dans georganiseerd. Tijdens dit feestje moest ik geloven aan allerhande spelletjes als touwtje springen, elastieken en dansen, geweldig om die kinderen zo enthousiast te zien. Tussendoor was het tijd voor ranja en cake met jam, een welkome traktatie.
Al met al waren het twee ontroerende en inspirerende weken waarin we met z’n allen veel werk hebben verzet. Waardoor ze straks voor beide centra een goede jaarrekening kunnen neerleggen bij de accountant en Net4kids met goede rapportages aan kan kloppen bij (nieuwe) investeerders.
Een resultaat en ervaring om trots op te zijn!
—– —– —–
Dit artikel is geschreven door Hendrijetha, sinds 2013 werkzaam bij Profource als consultant.
