Happy flow bij Economische Zaken
Automatisch facturen inlezen en betalen
Het ministerie van Economische Zaken wil de crediteurenadministratie zoveel mogelijk automatiseren. “En dat gaat ons lukken”, vertelt Jerry Hendrikse, hoofd Financiële Diensten en Administratie van het ministerie van Economische Zaken. “Want samen met Profource hebben we een nieuw scan- en verwerkingssysteem uitgerold dat sinds september vorig jaar automatisch binnenkomende facturen inleest en betaalt.” De dienst van het ministerie handelt jaarlijks 30.000 facturen af, ongeveer een derde van de facturen die Economische Zaken krijgt. Als alles klopt, worden deze nota’s zonder tussenkomst van mensenhanden betaald. De ‘happy flow’ noemen ze dat bij het ministerie. Deze benaming is zo ingeburgerd dat een medewerker zelfs de geboorte van zijn kind zo beschreef: de bevalling was ‘een happy flow’. Hendrikse: “Mijn doel is om facturen zonder tussenkomst van mensen te verwerken: vanaf de inkooporder tot en met de betaling. Dat is nodig, want de overheid krimpt en wij moeten met steeds minder mensen hetzelfde werk doen.”
Uitgefilterd en apart gezet
“Vroeger kregen we regelmatig rekeningen zonder naam of afdeling van de inkoper. Zo’n document ging dan door de organisatie zwerven. Dat kan nu niet meer. Elke factuur wordt direct bij binnenkomst gescand en is altijd terug te vinden. Ook kunnen we automatisch nagaan of een bestelling is gedaan. Zo niet, dan gaat hij terug naar de leverancier. De resultaten zijn goed. We betalen nu vrijwel altijd binnen de gestelde termijn van dertig dagen. Ik voorzie dat dit straks nog veel sneller kan, zelfs al binnen enkele dagen. Dat is voor onze leveranciers natuurlijk heel plezierig. Maar hoe groot het succes ook, het zal nooit lukken om álle facturen automatisch te verwerken: leveranciers en inkopers voeren soms verkeerde informatie in, waarna het systeem alarm slaat. Zulke facturen worden er automatisch uitgefilterd en apart gezet, zodat ze handmatig verwerkt kunnen worden. Ik verwacht dat het aantal fouten snel zal afnemen: het systeem is zelflerend en de beloning om de juiste informatie aan te leveren, is dat je snel betaald krijgt.” Het scan- en verwerkingssysteem dat het ministerie gebruikt, heet tegenwoordig WebCenter Content Imaging. De kracht van dit systeem is de slimme software die nieuwe facturen leert herkennen en zo steeds meer facturen automatisch kan verwerken. Het kostte bijna twee jaar om dit systeem goed werkend te krijgen. Dat komt omdat de overheid complexer in elkaar zit dan de standaard van WCCI. Zo werkt het ministerie met meerdere budgethouders en een kasverplichting administratie in plaats van een baten-lasten administratie. Nu deze hobbels zijn genomen, is het systeem erg eenvoudig uit te rollen bij andere onderdelen van de overheid. Bij de Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO) lukte dat zelfs in anderhalve maand. Nu het systeem goed werkt, moeten de ambtenaren er nog aan wennen. Vroeger kon iemand zelf de telefoon pakken en een bestelling plaatsen, tegenwoordig moeten zij bestellen via iProcurement. Rekeningen die worden opgestuurd zonder officiële bestelling, gaan retour afzender. Dat levert nogal eens discussies op met collega’s, vertelt Hendrikse. “De grootste uitdaging is niet de techniek, maar het veranderen van de werkwijze.” Over de samenwerking met Profource is Hendrikse bijzonder enthousiast: “Ik werk al sinds 2007 met ze samen en dat gaat perfect. Profource heeft een duidelijke meerwaarde omdat ze volledig gespecialiseerd zijn in Oracle. Toen we WCCI gingen uitrollen, was Profource de enige partij die daar ervaring mee had. Zij weten echt waar ze het over hebben. Tijdens de uitrol zaten ze hier met een gympen-team: een club mensen die mijn medewerkers ter plekke hielpen. Dat werkte uitstekend.”
