Hoge prestaties bij De Lage Landen
In drie maanden een nieuw financieel systeem in de vingers krijgen én met een goed resultaat door de accountantscontrole komen. Een prestatie van formaat die de afdeling Finance van De Lage Landen, ondersteund door een team van 15 medewerkers van Profource, in de afgelopen maanden geleverd heeft. Hoe kregen ze dit samen voor elkaar? Wat waren de spannende momenten? En wat de succesfactoren?
Leasemaatschappij De Lage Landen, gevestigd in Eindhoven, is internationaal actief op het gebied van financiën. Financiën in de breedste zin van het woord, variërend van kapitaalgoederen tot consumentenkrediet. Het bedrijf is onderdeel van de Rabobank Groep en opereert wereldwijd. De overgang naar Oracle E-Business Suite vormde de basis voor de samenwerking tussen De Lage Landen en Profource. In de VS was de overstap naar Oracle E-Business Suite al gemaakt. De overgang voor de Nederlandse organisatie stond voor 2011 gepland. De grote uitdaging voor de afdeling Finance was om de ingebruikname van Oracle zo goed voor te bereiden dat de financiële rapportages in de tweede week van januari 2012 opgeleverd konden worden. Om deze doelstelling te realiseren, moest de overstap naar Oracle uiterlijk medio oktober 2011 gemaakt worden. Jeroen Thomas, manager Finance van De Lage Landen, realiseerde zich dat die transitie alleen maar goed kon verlopen, wanneer er extra capaciteit met goede kennis van de Oracle E-Business Suite werd ingehuurd: Oracle-experts die eerst een tijdje zouden meewerken in de systemen van De Lage Landen om vervolgens de overgang naar Oracle zo soepel mogelijk te laten verlopen. Op dat moment verzorgde Profource al Oracle E-Business Suite trainingen binnen De Lage Landen en dat beviel goed. Dat maakte het een logische keuze om de Oracle-experts van Profource in te zetten voor de begeleiding in de periode rondom de ingebruikname van Oracle. “De aanpak van De Lage Landen om al ruim voor ingebruikname van het nieuwe systeem ondersteuning te zoeken, getuigt overigens wel van visie”, vindt Wim Seebregts. Hij coördineerde het hele traject vanuit Profource. “Wij zien regelmatig dat een organisatie eerst zelf aan de slag gaat en pas bij ons komt wanneer de implementatie tot problemen in de gebruikersorganisatie leidt.”
Totaal commitment
In de conversieperiode (het moment dat de oude systemen werden stilgelegd om de gegevens over te zetten naar het nieuwe Oracle systeem) lag het werk van de afdeling Finance in feite stil. Dat werk moest natuurlijk zo snel mogelijk worden ingelopen. Wim Seebregts: “Wij hadden De Lage Landen ons totale commitment gegeven. We hadden gezegd: ‘Wat er ook voor nodig is, we gaan alles wat binnen onze mogelijkheden ligt doen om de implementatie van Oracle probleemloos te laten verlopen, zodat jullie op tijd kunnen leveren’.” “Dat commitment van Profource aan onze geslaagde implementatie is één van de succesfactoren in dit verhaal”, vindt Jos Heijlighen, manager van het Customer Service Center van De Lage Landen. “Samen met de no-nonsense aanpak van Profource was dat doorslaggevend. Wat die no-nonsense aanpak inhoudt? We spraken dezelfde taal, er werd heel hard en met een enorme drive gewerkt en er werd niet moeilijk gedaan. Als het nodig was, werkten de mensen van Profource ook ’s avonds en in het weekend. En als ik soms twijfelde of iemand wel op de goede plek zat, kon ik direct met Wim bellen. Die open en transparante communicatie gaf echt vertrouwen. Wim gaf mij zondermeer het idee: ‘We doen dit samen. Het is ook onze eer te na om het doel niet te halen.’ Dat is natuurlijk de ideale situatie. Misschien hebben de medewerkers van Profource wel even moeten wennen aan onze cultuur; wij zijn een commerciële onderneming, we opereren internationaal, deadline is hier deadline en we zijn behoorlijk direct. Daar hebben ze zich goed doorheen geslagen.”
Eén team
“Er was op een bepaald moment nauwelijks onderscheid tussen onze eigen medewerkers en die van Profource”, zegt ook Jeroen Thomas, “Samen gingen ze ervoor, ze waren echt één team. Als het nodig was, zetten ze samen de turbo erop!” Die turbo werd er vooral op gezet toen het werk moest worden ingelopen dat tijdens de conversie noodgedwongen was blijven liggen. Daarvoor waren twee weken ingepland. Uiteindelijk waren alle achterstanden in ruim een week weggewerkt. Een week waarin ’s avonds en in het weekend werd doorgewerkt. Nu de eerste doelstelling gerealiseerd is, wordt momenteel door de medewerkers van De Lage Landen en Profource hard gewerkt om de kennis van Profource over te dragen en gezamenlijk de primaire Finance processen weer terug te brengen naar het niveau van voor de Oracle-implementatie. Het doel is om de afdeling Finance over enkele maanden weer volledig self supporting te laten zijn. Zowel Jos Heijlighen als Jeroen Thomas wijzen op het belang van knowledgeable people. Een partner als Profource moet niet alleen over expertkennis van Oracle beschikken, maar moet ook de business van de klant begrijpen. Wim Seebregts onderkent dat en noemt het één van de aandachtspunten: “Wij onderscheiden ons doordat veel van onze medewerkers ook goede boekhoudkundige kennis hebben. Daar zijn we scherp op. In ieder team moet iemand zitten die volwaardig sparring partner is van bijvoorbeeld de Manager Finance.”
Verwachtingen overtreffen
Voor Wim Seebregts zelf was dit traject ook in een ander opzicht bijzonder: “Het was alweer een paar jaar geleden dat ik zelf een project bij een klant leidde, maar ik heb er zoveel plezier aan beleefd, dat ik me heb voorgenomen het weer vaker te doen. Zo dicht op de klant zitten geeft enorm veel voldoening én inzicht in wat belangrijk is voor de klant.” Dat inzicht is noodzakelijk om waar te maken waar Profource voor staat: verwachtingen van de klant overtreffen. Bij De Lage Landen is Profource daar goed in geslaagd, gezien het bericht dat Jeroen Thomas naar iedereen stuurde toen De Lage Landen met goed resultaat door de accountantscontrole was gekomen: “Een geweldige teamprestatie waar we met recht trots op mogen zijn. Ieder van ons heeft hier zijn of haar steentje aan bijgedragen en daar wil ik jullie voor bedanken! Binnen drie maanden hebben we leren werken met een nieuw systeem op een zodanige manier dat we klaargestoomd waren voor de jaarafsluiting. […] Zonder overdrijven durf ik te zeggen dat we zonder dit Finance team niet zouden zijn geweest waar we nu zijn.”
