Ministerie Veiligheid en Justitie implementeert Oracle Applications
Toen Andre Dijkhuijs, algemeen projectleider Leonardo, in 2008 gevraagd werd om een project te starten om de bestaande begrotings-, bedrijfsvoering- en rapportagesystemen te vernieuwen voor het ministerie van Veiligheid en Justitie, wist hij nog niet aan welke monsterklus hij begon. Met één van zijn uitspraken: “Keep it simple, het wordt vanzelf complex”, beschrijven we de implementatie van Oracle Applications bij het ministerie. Project Leonardo, met referte aan Leonardo da Vinci, genie en alleskunner. Een krachttoer op het gebied van Oracle E-Business Suite, Hyperion Planning & Budgeting en OBIEE/BI-Applications. De impact van de implementatie van Oracle Applications op het ministerie is groot. Niet alleen door het politieke speelveld en de doelstellingen van de Rijksoverheid om compacter te worden, maar ook vanwege de schaalgrootte van het ministerie en de verschillende systemen die in gebruik waren bij de sectorale onderdelen. Daarom is ook in 2008 bij het ontwikkelen van het plan van eisen over de gehele Justitie organisatie heen gekeken naar met name de uniformering van werkprocessen en gewenste functionaliteit. Hierbij ook in gedachten houdend dat er binnen de organisatie op verschillende plekken Shared Service diensten ingericht zouden kunnen worden.
Aanleiding en resultaten
Maar wat waren nu eigenlijk de aanleidingen en gewenste resultaten om project Leonardo te starten? De voornaamste aanleiding was dat het belangrijkste financiële systeem een hele oude versie van SAP met veel maatwerk was. Dit systeem had aanvullende systemen per sector. Hier moest een toekomstvaste vernieuwing doorgevoerd worden om de continuïteit in de bedrijfsvoering te garanderen. Vanwege Europees aanbestedingsrecht moesten daarnaast de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het inkoopproces gegarandeerd en verbeterd worden. Verbeteringen in het bestellen tot betalen proces, meer transparantie bij het inkopen, een betrouwbaarder register van leveranciers en contacten, maar vooral ook betere bundeling en uitnutting van raamovereenkomsten voor het gehele ministerie waren als resultaten gesteld. Voor de begrotingscyclus en de verantwoording van het gehele ministerie moesten verbeteringen getroffen worden. De jaarlijkse begroting is ruim 11 miljard euro. In de verantwoording wilde het ministerie betere en vooral ook snellere managementrapportages met hierbij de integratie van financiële maar vooral ook niet-financiële gegevens. In het begrotingsmutatieproces moest transparanter zijn waar de wijzigingen optreden en moest een grotere discipline in het proces doorgevoerd worden. Dat hiermee op FTE’s bespaard zou kunnen worden, zou een prettig neveneffect zijn. Daarbij wilde het ministerie ook nog besparen op de exploitatie- en onderhoudskosten. En het ministerie wilde de zogenaamde arbeidsadministratie van de Justitiële Instellingen integreren met het centrale informatiesysteem. De exploitatiekosten voor het ministerie zouden verlaagd kunnen worden door toepassing van bijvoorbeeld elektronische factuurverwerking (scanning en OCR) en het inrichten van Shared Service Centers voor bijvoorbeeld inkoop en financiële functies. De verlaging van de onderhoudskosten waren vooral gericht op systeem- en beheerkosten. De zogenaamde arbeidsadministratie heeft betrekking op de werkzaamheden die gevangenen uitvoeren tijdens hun gedwongen verblijf in één van de 29 penitentiaire instellingen die ons land rijk is. Gevangenen maken concrete producten waarvoor een productie-administratie is ingericht met een planning en nacalculatie van de arbeid door die gevangenen. Hiermee wordt beter inzicht gegeven in de cijfers zodat tijdig kan worden bijgestuurd.
Oracle Applications
Om voor 12.000 gebruikers over meer dan tien sectoren integrale functionaliteit aan te bieden -rekening houdend met functiescheidingen, risicobeheersing en compliancy- was een solide architectuur rondom het systeem en de inrichting vereist. Na de aanbestedingsperiode en de keuze voor Oracle medio 2009 bleken er toch wel praktische uitdagingen te liggen tussen datgene wat in SAP als inrichting geboden kon worden (met ingewikkeld maatwerk) en wat er in Oracle Applications mogelijk is. De offerte uit de aanbesteding ging uit van acht balansplichtige bedrijven en twee grootboeken. Uit de eerste CRP-sessies bleek dat er 160 bedrijven binnen het ministerie zijn die een eigen balans opmaken, wat binnen de E-Business Suite een forse uitbreiding van het aantal Operating Units (OU’s) vroeg. Om het aantal OU’s te beperken, is een andere mogelijke oplossing geboden die versie R12.1 van de E-Business Suite kan bieden: de zogenaamde 1:N architectuur. Deze architectuur binnen R12.1 is ontwikkeld voor gebruik binnen Shared Service oplossingen. Binnen het ministerie waren er echter aanvullende uitdagingen op het gebied van gegevensafscherming. Hierdoor moest een policy vastgesteld worden voor ‘gegevensafscherming’ (muteren, boeken en annuleren van gegevens in de financiële en inkoopadministratie) met hierbij een gedegen inrichtingsconcept. Daarbij is een risico-analyse op het vlak van afhankelijkheden en kwetsbaarheden met de consequenties voor het project en de gehele organisatie gemaakt. Vervolgens is een definitieve architectuurkeuze gemaakt. Dat er een wat complexere autorisatiematrix ontstaat ten opzichte van andere organisaties die Oracle E-Business Suite gebruiken, zal de lezer duidelijk zijn.
Uniformiteit
Bij Project Leonardo is zoveel als mogelijk vastgehouden aan een aantal strikte basisprincipes: één systeem, eenduidige processen en een uniforme uitrol. De standaard processen die Oracle E-Business Suite kan bieden zijn leidend, ‘best practices’ worden toegepast in plaats van het wiel uitvinden en eventueel wordt het bedrijfsproces binnen een sector aangepast.
Aandachtspunten
Vanzelfsprekend kent een grootschalig project als Leonardo ook een aantal zwakke plekken. Om de specifieke kennis van de verschillende sectoren van Justitie te borgen, is gezocht naar proces- en functionaliteitspecialisten in het project, genaamd materiedeskundigen. Zoals binnen iedere organisatie zijn dit vaak de beste mensen die jarenlange werkervaring hebben en processen kunnen doorgronden. Ook binnen het ministerie was de centrale vertegenwoordiging van deze materiedeskundigen beperkt. Binnen de centrale projectorganisatie zijn verschillende van deze rollen ingevuld door consultants van Profource. Het is moeilijk voor SAP en Oracle E-Business Suite deskundigen om dezelfde taal te spreken en dit leidt vaak tot misverstanden over functionaliteit en procesgangen. Consultants van Profource hebben daarom vanuit hun materiedeskundigheid vaak bijgedragen aan de tolk-vertaler functie en hebben daarnaast een groot team van SAP-beheerders wegwijs gemaakt in de grondbeginselen van Oracle E-Business Suite werking en functionaliteiten. Dit geeft spanning tussen een ontwikkelorganisatie en een beheerorganisatie die ‘in ontwikkeling is’. Binnen een grote organisatie als het ministerie van Veiligheid en Justitie is één uniforme werkwijze best moeilijk. Vandaar dat er regelmatig getornd wordt aan de basisprincipes die gesteld zijn. Een meerjarig project met een forse impact op de organisatie duurt lang en daarom kan het project op sommige onderdelen ingehaald worden door nieuwe ontwikkelingen. Dit al helemaal wanneer het een openbare aanbesteding betreft waarbij gewerkt wordt op basis van de grondbeginselen van ‘fixed scope’ en ‘fixed price’. Hierin moeten de opdrachtgever en opdrachtnemers regelmatig met elkaar afstemmen wat ook alweer de uitgangspunten van architectuur en inrichtingskeuzes zijn geweest.
Belangrijkste valkuil
De belangrijkste valkuil zoals in iedere implementatie is natuurlijk de onderschatting van het aantal uren dat besteed moet worden aan het succesvol verankeren van een nieuw systeem binnen een sector. Het project Leonardo is nu -eind 2012- voor 75% geïmplementeerd. Na eind 2011 een aantal kleinere sectoren als het NFI, de Raad voor de Kinderbescherming en de beheerorganisatie GDI live gebracht te hebben, werden de eerste resultaten door Project Leonardo geboekt. Daarbij heeft de projectorganisatie bijgestuurd op gebruikersopleidingen, go-live ondersteuning om beter voorbereid te zijn op de grotere implementaties bij het Openbaar Ministerie, het Bestuursdepartement en de nieuwe Shared Service Organisatie voor de Rechtspraak. Voor januari 2013 staat de grootste gebruikersgroep met de meeste complexiteit, Dienst Justitiële Instellingen, op de uitrol-kalender. Voor Andre Dijkhuijs is in ieder geval duidelijk dat hij met het grootste project uit zijn carrière gelijk heeft gekregen met zijn uitspraak “Keep it simple, het wordt vanzelf complex.”
