KCI Medical
KCI Medical is marktleider op het gebied van wondgenezingstechnologieën die voor patiënten, zorgverleners en leveranciers van doorslaggevend belang kunnen zijn. Wereldwijd rolt KCI op dit moment Release 12 uit van de Oracle E-Business Suite. Daarnaast standaardiseert het bedrijf op Oracle BI Applications voor de managementrapportages. 7000 mensen verspreid over twintig landen moeten op een uniforme wereldwijde omgeving gaan werken. Profource ondersteunde KCI met de uitrol door een brug te slaan tussen kerngebruikers en de ontwikkelaars in India.
“Out of the box werkte er niets. Gelukkig was Profource een goede partner.”
Genietend van een cappuccino met schuimende melklaag wacht Frans de Bruin op het terras in Gouda op het interview. Net weer terug van een week Oostenrijk waar een Oracle implementatie aan de gang is. “Eigenlijk toeren we al weer zo’n zes jaar door Europa en Canada om in alle KCI vestigingen Oracle uit te rollen. Dit doen we om ons ultieme doel te realiseren: wereldwijd een uniform systeem dat onze activiteiten van verhuur en verkoop optimaal ondersteunt.” Frans kwam in 1999 in dienst van KCI Nederland en heeft van origine een financiële achtergrond. KCI vroeg Frans om een eerste uitdaging op te pakken: meehelpen bij het opzetten van een ondersteunend kantoor voor EMEA en the Rest of the World. Dit was de basis om vervolgens in 2004 alles op Oracle E-Business Suite 11.5.9 te implementeren. In het tempo van een hogesnelheidstrein werden vervolgens de activiteiten van de UK, Duits- land, Canada en de holdingmaatschappijen op Oracle overgezet. Dat deed het team van Frans dermate goed dat ook de Amerikanen hun ‘eigen’ Oracle E-Business Suite omgeving met die van EMEA en ROW wel wilden integreren. Maar dan wel op Release 12 vanwege de Shared Services en 1 Global Instance mogelijkheden. Omdat Frans wel van een uitdaging houdt, startte hij met zijn Oracle team in augustus 2008 een eerste Smoke Test op Release 12.04. “En of er rook afkwam”, vertelt Frans. “Helemaal niets werkte na de upgrade van 11.5.9. We kregen nog niet eens een inlogscherm te zien. We wisten wel dat we omvangrijk maatwerk met name in de CRM modules hadden toegepast maar dat de gevolgen dermate drastisch waren, hadden we vooraf niet bedacht.” Na het isoleren van het maatwerk uit de omgeving en het doorpatchen naar Release 12.06 deed KCI een nieuwe poging. “In september 2008 draaide de omgeving op 12.06 en werkte de standaardfunctionaliteit wel. Vervolgens hebben we het maatwerk voor met name onze verhuurfunctionaliteiten beperkt weer ingebracht en zijn de testrondes ingegaan. Hier hebben we serieus werk van gemaakt met de organisatie”, aldus Frans, inmiddels aan zijn tweede cappuccino en happend in een lekker broodje. Met zes maanden testwerk in acht testrondes van ieder 1.000 testscripts werden 2.100 issues weggewerkt, 148 patches van zowel Oracle alsook de ingehuurde ontwikkelaars uit India toegepast en 130 service requests bij Oracle ingediend. Geen out of the box traject dus. “Een van de grootste uitdagingen in dit hele project was de communicatie tussen mensen op verschillende locaties in de wereld werkend vanuit meerdere tijdzones”, vervolgt Frans. Profource-medewerkers Bas Klaassen en Mathieu Kamp kunnen dit bevestigen. In hun functies van respectievelijke Applications DBA en Implementation Consultant hebben zij voor het team van Frans de brugfuncties tussen Amerika, Europa en India gevormd. Bas ter ondersteuning van het team van Amerikaanse DBA’s voor de Europese tijdzone. Mathieu voor zowel de Finance functionaliteit alsook de afstemming van deze functionaliteit. Tegelijkertijd hielp Mathieu bij het implementeren van een datawarehouse op basis van de voorgedefinieerde oplossing van Oracle BI Applications.
Hackett workshops en uniforme reporting
Om eenheid in de wereldwijd te implementeren processen te krijgen, heeft KCI met Hackett Consulting een aantal workshops georganiseerd. Hier kwamen als resultaten zogenaamde ‘best practices business processen’ en een shared services organisatiemodel uit naar voren. De basis voor deze best practices is nu gelegd met R12 en uniforme reporting. “Voor de uniforme reporting hebben we pionierswerk verricht op het gebied van BI-Applications. Dat was zeer leerzaam”, aldus Frans. “Ik denk dat we de eerste multinational zijn geweest die Oracle Business Intelligence OBIEE aangevuld met BI-Applications, het prefab datawarehouse, heeft aangeschaft en geïmplementeerd.” “De salespitch van Oracle was in ieder geval erg goed. Een technisch superieur product van het voormalige Siebel, een korte implementatietijd, flexibel en integratie-mogelijkheden met onze Oracle Hyperion Planning & Consolidatiesystemen. Daarbij waren er heel veel standaard dashboards beschikbaar en 5.000 rapporten op processen die wij wilden implementeren op R12. De beslissing om het zelf te maken versus standaard in te kopen met een ratio van 2,5 tot 3,5 maal meer kosten was dan ook snel gemaakt. Bijna te mooi om waar te zijn”, zegt Frans. “We liepen toch wel tegen wat uitdagingen aan”, legt Mathieu Kamp uit. “Het datamodel van BI-Applications bleek volledig op dat van Siebel gebaseerd te zijn en dus ook de tools om data te importeren vanuit de E-Business Suite. Daarbij werd er één valutasoort gehanteerd, US dollars, en wij waren in Europa met Euro’s aan het werken. En natuurlijk met een 1:1 wisselkoers. Dat ging natuurlijk niet werken. Daarbij had KCI ook nog maatwerk ontwikkeld om de verhuuractiviteiten te ondersteunen, en werden de servicemodules niet ondersteund. We zijn eigenlijk met OBIEE rapporten aan de slag gegaan en hebben BI-Applications gedeeltelijk verlaten. Maar er zijn inmiddels werkende rapportages en tevreden gebruikers. Dit ondanks slechte documentatie en veel pionierswerk. Feitelijk hebben we een aantal Discoverer rapportages opnieuw gebouwd. Maar dat was niet het idee van KCI met de aanschaf van BI-Applications.”
Leren van de opgedane ervaringen
Frans: “We hebben enorm veel geleerd van dit traject. Wat we wel moeten doen en wat niet. We hadden eigenlijk de business vanuit IT veel eerder en nauwer moeten betrekken. Daarbij heb- ben we wel heel erg veel scenario’s getest wat veel tijd en moeite kost. Daarbij moet je een upgrade naar R12 niet als een puur technische exercitie zien. Er is namelijk erg veel gewijzigd door de nieuwe modules binnen Finance. Als je het mij eerlijk vraagt is het er met HTML Forms niet veel toegevoegde waarde bij gekomen. Qua BI tools zijn we met beide benen op de grond gezet. Out of the box werkte er niets. Gebruikers houden van Answers, de report generator en de Dash- boards maar voordat je ze de juiste data kunt presenteren, moet je toch ernstig rekening houden met extra budget.” Frans neemt de laatste slok van zijn cappuccino, we schudden elkaar de hand. Hij is alvast aan het nadenken over de uitrol in Italië. Volgende week alleen nog even sachertorte eten in Oostenrijk.
