De nieuwste NetSuite ERP software

Wat u moet weten over de nieuwste NetSuite release!

Is uw bedrijf klaar voor de nieuwste release?

Een nieuw jaar, tijd voor de NetSuite 2021.1 release! Vanaf deze maand en doorlopend tot en met april, zal NetSuite de nieuwste update van haar ERP-software uitrollen. Deze update geeft gebruikers de mogelijkheid hun bedrijf nog verder te stroomlijnen. De release bevat een aantal veelbelovende verbeteringen en nieuwe functies. Als toegewijd Oracle en NetSuite partner analyseert Profource deze releases vooraf en maken wij een handig overzicht voor NetSuite klanten. Wat zijn de grootste veranderingen en hoe kunt u ze in uw voordeel gebruiken? Bekijk onze top vijf en lees meer informatie over het releaseschema om erachter te komen!

NetSuite 2021.1 Release: Wat is onze top vijf van nieuwe functionaliteiten?

1. Geavanceerde nummering
Met deze nieuw toegevoegde functionaliteit kunnen klanten flexibele document- en transactienummering instellen. Dit maakt het mogelijk om meerdere nummeringsreeksen op te zetten die verschillende prefixes en suffixes genereren op basis van de regels die u instelt. In de huidige release is NetSuite in staat om een nummering in te stellen voor een recordtype, dat vervolgens opvolgende ID’s genereert voor alle gemaakte records van dat specifieke type. In de nieuwe functie kunt u een meerdere regels instellen voor één transactietype, die kunnen worden gegroepeerd in een ‘regelset’. Deze regels of regelsets kunnen in een specifieke volgorde worden gezet, waardoor de nummering op aangemaakte records wordt bepaald. Om een voorbeeld te geven: u maakt twee regelsets aan, elk ingesteld op een specifiek fiscaal jaar. Het systeem zal nu de volgorde van uw document- of transactienummers bijwerken wanneer een nieuw boekjaar begint, in plaats van door te gaan op de oorspronkelijke volgorde. Bij het exporteren of rapporteren van gegevens zal het verschil in volgorde nu een beter en logischer overzicht geven van de data.

U kunt deze feature inschakelen in de nieuwe release via Setup > Company > Setup Tasks > Enable Features. Ga op het tabblad Company naar de ‘ERP General’ sectie en vink het vakje Advanced Numbering aan.

2. Verbeteringen van de Supply Allocation
De tweede opvallende verbetering introduceert meerdere mogelijkheden op het gebied van Supply Allocations. Enkele voorbeelden van deze verbeteringen zijn:

Order Management Dashboard
Met het nieuwe order management dashboard biedt release 2021.1 één werkruimte waar u orders kunt vinden die onmiddellijke aandacht behoeven en vanuit waar u direct toegang hebt tot de allocatie management tools om deze orders  te verwerken.

Predicted Risk Vendor Delivery Performance
Na het inschakelen van deze functie voert NetSuite automatisch een leveranciersprestatie-analyse uit op basis van de transactiegeschiedenis van de leverancier. Het systeem berekent het voorspelde risico van vroege of late levering voor elke leverancier, waarna de resultaten worden opgeslagen op het record van de leverancier.

Reallocation Recommendations
Met ingang van deze release krijgen overboekingsopdrachten (transfer orders) nu herverdelingsaanbevelingen (reallocation recommendations). Wanneer de regels op een overboekingsopdracht geen toewijzing of een te late toewijzing hebben, toont het systeem een link ‘Reallocate’ naar de pagina Reallocate Order Item. NetSuite is in staat om aanbevelingen te geven voor het opnieuw toewijzen van benodigdheden van andere orders. Als u vervolgens een van de aanbevelingen accepteert, wordt de order niet langer als te laat beschouwd.

Orders toewijzen per kanaal (Channel)
De laatste verbetering waar we op willen wijzen is de optie om verkooporders toe te wijzen en te groeperen per kanaal. Daarnaast kan voorraad worden gereserveerd bij het opstellen van een sales order om te voorkomen dat er onvoldoende voorraad aanwezig is wanneer de order wordt uitgevoerd. Via SuiteFlow kan er zelfs goedkeuringsworkflow worden opgesteld voor deze orderreserveringen.

Deze verbeteringen in dit proces kunnen het inzicht vergroten dat medewerkers hebben in het proces, vooral wanneer een groot deel van uw werk zich richt op Order Management. De functies zijn te vinden onder Setup > Company > Enable Features > Items & Inventory > Inventory > Supply Allocation.

3. Auto-matching SuiteApp
Veel NetSuite-klanten gebruiken de GL Matching SuiteApp om overeenkomstige transacties te matchen en alle open boekingen te sluiten. In aanvulling op deze SuiteApp komt de nieuwe NetSuite release met een BETA-versie van een nieuwe Auto-Matching tool, waarin alle transacties met betrekking tot Accounts Payables en Receivables automatisch kunnen worden gematched. Deze automatisering zal elke 15 minuten op de achtergrond draaien, wat de hoeveelheid handmatig werk dat nodig is om de reconciliatie af te ronden behoorlijk vermindert. Deze bundel zal dus een enorme verbetering zijn voor bedrijven die deze SuiteApp gebruiken. Nadat de release is geïnstalleerd, kan deze BETA bundel worden aangevraagd door een e-mail te sturen naar NetSuite, maar na de BETA zullen alle accounts die gebruik maken van de GL Matching SuiteApp worden bijgewerkt.

4. Gecentraliseerde inkoop en facturering
Als uw bedrijf een OneWorld-account gebruikt, zal deze functie na de upgrade naar de nieuwe release in het systeem verschijnen onder Enable Features > Items & Expenses. Het biedt een nieuwe optie om het inkoopproces van alle filialen te centraliseren op één specifieke locatie. Van hieruit kunnen gebruikers inkooporders (purchase orders), leveranciersfacturen (vendor bills) en betalingen voor andere vestigingen aanmaken, terwijl de ontvangst van de orders nog steeds op elke vestiging kan worden uitgevoerd. Deze functie creëert automatisch de bijbehorende cross-charges, zodat er geen extra werk voor Intercompany accounting bijkomt. Deze vereenvoudiging van de inkoopstroom bespaart tijd en kan de productiviteit van uw organisatie behoorlijk verhogen.

5. Andere aankomende veranderingen
NetSuite heeft op dit moment alleen nog de eerste versie van de Release Notes vrijgegeven. We verwachten dat er snel nieuwe versies zullen komen. Op de website van NetSuite worden nog enkele andere features genoemd, die tot nu toe nog niet in de Release Notes zijn toegelicht. Zorg ervoor dat u de nieuwe versies in de gaten houdt of kijk op onze website om meer te weten te komen over de volgende verbeteringen:

• SuiteProjects
  Aangezien steeds meer bedrijven de projectmodule gebruiken, heeft NetSuite besloten de mogelijkheden  uit te breiden en debuteert ‘SuiteProjects’ in de nieuwe release. Deze  module combineert de mogelijkheden op het gebied van projectmanagement, resource management, project budgettering en project accounting. De module is vooral gericht op het ondersteunen van dienstverlenende bedrijven. Verbeteringen aan de huidige module bevatten een ‘retract’-knop op urenstaten (timesheets) waarmee medewerkers de kans krijgen hun urenstaten te wijzigen voordat ze opnieuw worden ingediend, en meer opties op onkostendeclaratiebeleid (expense report policies) om limieten in te stellen voor elke projectkostenregel (expense lines).
• Vastlegging van uitgaven en budgetvalidatie
  Deze functie ziet er veelbelovend uit, aangezien de functionaliteit voorkomt dat een budget wordt overschreden door inkooporders tegen ingevoerde budgetten te valideren. Een nuttige tool voor alle NetSuite klanten, maar aangezien het niet is genoemd in de Release Notes noch is toegevoegd aan de Release Preview zullen we nog even moeten wachten om deze functionaliteit volledig te testen.
• SuiteApprovals goedkeuring per e-mail
  Een toevoeging aan deze reeds bestaande SuiteApp is de mogelijkheid om transacties via e-mails te bekijken, goed te keuren of af te wijzen, wat leidt tot een snellere goedkeuringsflow. Als u deze SuiteApp al gebruikt, zorg er dan voor dat u de laatste versie downloadt om er zeker van te zijn dat u deze voordelen ook kunt gebruiken.

Release Planning

Timing releases NetSuite 2021.1
De uitrol van de nieuwste NetSuite ERP-software release is deze maand begonnen en zal doorgaan tot april 2021. Dit betekent dat de exacte uitrol naar de nieuwe release kan verschillen tussen bedrijven. NetSuite zal de exacte upgradedatum en tijd, drie weken voorafgaand aan de upgrade doorgeven. Door het instellen van de ‘New Release portlet’ op uw Home dashboard, krijgt u het laatste nieuws met betrekking tot uw update!

Release Preview
Als u vertrouwd wilt raken met deze nieuwe functies of de functionaliteit wil testen kunt u gebruik maken van de Release Preview omgeving van NetSuite. Elke medewerker met een ‘Administrator’ rol zou deze preview kunnen aanvragen, door in te loggen in het systeem en aanvraag te doen via Setup > Company > Release Preview > Request Release Preview.