NetSuite Release 2023.1

De 5 meest aansprekende en nuttige features

NetSuite rolt haar halfjaarlijkse release weer uit en er zijn weer een heel aantal interessante features toegevoegd aan de continu groeiende NetSuite-applicatie. Als NetSuite-implementatiepartner volgt Profource de laatste ontwikkelingen op de voet en geeft graag een overzicht van de features in de nieuwe 2023.1 NetSuite-release. We hebben de top 5 meest aansprekende features voor je samengesteld, zoek dus niet verder!

1. Banking

Om te verifiëren dat betalingen aan leveranciers zijn uitgevoerd en ontvangsten van klanten en overige banktransacties zijn verwerkt, is het van belang dat de bankafschriften worden afgeletterd. NetSuite heeft hier een eigen functionaliteit voor, veel klanten kiezen toch voor de software van externe partijen. Hier speelt NetSuite op in door flink te investeren in een eigen banking solution en een aantal SuiteApps beschikbaar te stellen.

• De Bank Statement Parser SuiteApp heeft een aantal verbeteringen doorgevoerd – je gebruikt deze voor bankafschriften in CSV-formaat. Zo zijn er bijvoorbeeld kolommen zoals tijd en tijdzone die vaak in CSV-bestanden voorkomen. NetSuite gebruikt deze data niet. Vanaf nu is het niet meer nodig om deze kolommen te verwijderen bij het inlezen. Daarnaast hebben sommige bestanden een voettekst met daarin bijvoorbeeld het eindsaldo van het afschrift. Ook deze moest, samen met andere onnodige informatie, handmatig worden verwijderd voor het inlezen. Na de komende update kun je in je configuratie aangeven welke regels er genegeerd kunnen worden. Indien je dus altijd twee regels onderaan je CSV-bestand hebt waar geen transactie informatie opstaat, kun je aangeven dat deze niet worden meegenomen bij het inlezen van je bankafschrift. Hierdoor hoef je geen extra handmatige handeling uit te voeren en kun je het bestand direct uploaden.
  Ook het gebruik van de Bank Statement Parser SuiteApp in combinatie met CAMT.053-bestanden verloopt soepeler. De nieuwe toewijzingshiërarchie zorgt ervoor dat het systeem de juiste naam van de betaler of begunstigde uit het bankafschrift haalt op basis van het transactietype. Voorheen herkende de systeemhiërarchie voor de toewijzing van betalers/begunstigden het transactietype niet bij het inlezen van een CAMT.053-bestand. Deze wijziging resulteert in minder foutieve toewijzingen van ontvangsten aan leveranciers.
• Naast het uploaden van bankafschriften is het bij sommige banken mogelijk om automatisch afschriften in te laten lezen. Hiervoor gebruik je de Auto Bank Statement Import SuiteApp. Via deze SuiteApp kun je NetSuite toegang geven om één keer per dag je nieuwe banktransacties op te halen, zodat je slechts de aflettering met de juiste factuur hoeft te doen. Sommige banken en/of gebruikers maken gebruik van Two-Factor Authentication (TFA) om te kunnen inloggen bij hun bank. Na deze update wordt deze extra beveiligingsstap ook ondersteund door de SuiteApp, waardoor extra banken zijn aangesloten.
• Tot slot krijgt ook de Electronic Bank Payments SuiteApp een upgrade. De oude SuiteScript 1.0-scripts worden vervangen door SuiteScript 2.0-scripts. Let op! Als je aanpassingen hebt gedaan in de SuiteScript 1.0-records, worden deze aanpassingen niet automatisch opgeslagen in de SuiteScript 2.0-records. Deze wijzigingen moeten daarom handmatig doorgevoerd worden in de nieuwe SuiteScript 2.0-scripts.

2. Advanced Revenue Management Period Close Checklist Tasks Enhancements

De volgende feature is met name van belang voor gebruikers die de feature Advanced Revenue Management geactiveerd hebben in hun omgeving. Deze feature kan gebruikt worden om omzet gespreid over meerdere periodes te nemen, bijvoorbeeld bij het verkopen van licenties of abonnementen. Ook kun je er omzet mee herclassificeren, zoals één boeking verdelen over meerdere kostenplaatsen.

Om deze verdeling te maken wordt de omzet eerst op de reguliere manier geboekt of op een tussenrekening. Daarna wordt door middel van een journaalpost de omzet herverdeeld. Het aanmaken van deze journaalposten gebeurt door het draaien van een proces in NetSuite. Dit proces kan ook periodiek draaien. Voor het sluiten van je periodes moeten alle transacties uit de periode volledig zijn verwerkt, daarom kun je deze journalen in deze release ook aanmaken vanuit de nieuwe taken in je Period Close Checklist. Je kunt deze taak ook handmatig als compleet markeren.

3. Personal Information Removal Enhancements for Addresses

Het is belangrijk om je privacy en het databescherming op orde te hebben. NetSuite ontwikkelt bovengenoemde feature door, zodat klanten kunnen voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR).

Het anonimiseren van adresgegevens gaat nu een stuk gemakkelijker, in plaats van alle adresgegevens apart te selecteren kun je nu een adres als geheel selecteren waardoor alle persoonlijke informatie automatisch wordt meegenomen. Een aantal zaken zijn hiervan uitgesloten zoals land, postcode en plaats. Dit komt doordat deze gegevens niet per se persoonlijke informatie bevatten maar wel benodigd kunnen zijn voor belastingredenen en/of financiële controles. Tot slot is het ook mogelijk om op transactieniveau gegevens te anonimiseren, ook als deze transacties in een gesloten periode zijn vastgelegd.

4. Subscription Management: Uplift Percentage at Renewal

Gebruikers die de SuiteBilling feature gebruiken voor het factureren van licenties zijn blij! Voorheen dienden prijzen handmatig aangepast te worden bij een licentievernieuwing. Nu kun je vooraf instellen dat bij een licentievernieuwing een bedrag verhoogd met een ingegeven percentage in rekening wordt gebracht. Een handmatige beheeractie die nu automatisch kan worden ingericht.

5. AP Automation Module

Papieren facturen zijn grotendeels verleden tijd in 2023 en de meeste facturen worden of via e-facturatie of als PDF via de mail verstuurd. Hoewel e-facturatie in opkomst is, wordt de bulk van de facturen verstuurd als PDF. Het verwerken hiervan kan eenvoudiger door deze bestanden direct in NetSuite te laden. Bovendien kan data van deze PDF met scantechnologie worden herkend en gevuld in de daarvoor betreffende NetSuite-velden. Op dit moment zijn we afhankelijk van software van externe partijen. NetSuite speelt hier echter op in en komt met zijn eigen AP Automation Module.

Met de AP Automation Module kun je mails met facturen automatisch inlezen in NetSuite. Door de scanningssoftware wordt data geprobeerd te herkennen en te plaatsen in de relevante velden. Denk hierbij aan leverancier, artikelen, hoeveelheid en prijs. Daarnaast kan er ook direct een koppeling gemaakt worden met de bijbehorende inkooporder. Naast het doorsturen van mails met facturen is er ook de mogelijkheid om zelf bestanden te uploaden en deze als factuur te laten lezen. Er kan gewerkt wordt met een ‘split view’, wat inhoudt dat je zowel de gescande factuur als de factuur in NetSuite in één gesplitst scherm kunt bekijken om het invoeren en controleren van data gemakkelijker te maken.

Een aantal zaken om rekening mee te houden:

• Deze feature is op dit moment enkel beschikbaar in de VS en wordt eerst doorontwikkeld voordat hij in Europa op de markt komt. Desalniettemin goed om deze ontwikkeling te blijven monitoren als alternatief voor uw huidige third party solution;
• Ondersteuning van PDF, JPEG en PNG;
• Eén bestand moet gelijkstaan aan één factuur;
• Enkel artikelen worden vanaf de factuur herkend, indien er niet op een artikel geboekt wordt, dienen deze kostregels zelf handmatig ingevoerd te worden;
• Er zijn op dit moment nog weinig tot geen customization-/maatwerkmogelijkheden.

Kleine veranderingen

Naast de verbeteringen die hierboven worden genoemd, worden verdere veranderingen geïntroduceerd in 2023.1 die relevant zijn voor klanten die de volgende features gebruiken:

• Invoice Groups Feature Updates: alle facturen in een Invoice Group moeten vanaf nu aan hetzelfde debiteurenaccount zijn gekoppeld;
• Smart Count Enhancements: artikelen met lot- en serienummers worden nu ook ondersteund;
• Bill of Materials Support Ending: om deze functionaliteit te behouden dien je gratis de feature Advanced Bill of Materials feature te activeren in je omgeving;
• Item 360 Dashboard: het nieuwste 360 Dashboard geeft je een aantal realtime overzichten die je helpen bij het maken van beslissingen;
• Scheduled Scripts No Longer Run Automatically in Sandbox After a Refresh: houd hier dus rekening mee indien je een script nodig hebt bij het testen en/of ontwikkelen, deze moet je opnieuw aanzetten;
• Filters Available in the Analytics Portlet: je kunt nu de filters van deze portlets aanpassen op je persoonlijke dashboard;
• Process Payments for Customers from Primary or Secondary Banks: op transacties is het nu mogelijk secondary bank details te selecteren die je kunt gebruiken voor het aanmaken van je betaalbestand.

NetSuite 2023.1 update komt eraan!

Zoals je hierboven hebt gelezen, voegt update 2023.1 veelbelovende nieuwe features toe die kritieke onderdelen voor NetSuite gebruikers verder verbeteren. Met zoveel nieuwe features, kan het zijn dat je je afvraagt waar te beginnen, wat je moet doen om je voor te bereiden op NetSuite 2023.1, hoe je de nieuwste release het beste kunt testen en meer, om te verzekeren dat jouw organisatie en systeem klaar zijn voor de upgrade.

Als je hulp nodig hebt bij het testen of valideren van jouw huidige processen, je verbeteringen aan wilt brengen aan huidige processen of gloednieuwe wilt creëren met deze features, inclusief customizations, scripts, workflows en integraties voor NetSuite 2023.1 of een volgende release, neem dan contact met ons op!