NetSuite release methodiek
Om NetSuite ERP veilig en up to date te houden voor alle klanten, voert Oracle regelmatig nieuwe updates uit. Het meest in het oog springende onderdeel van de updates is de tweejaarlijkse uitrol van een nieuwe NetSuite versie. Het initieel inplannen en uitvoeren van deze nieuwe release wordt volledig uitgevoerd door Oracle zelf. Echter betekent dit niet dat de eindgebruikers niets hoeven te doen. Door voldoende kennis op te doen en een goede releasemanagement strategie te hebben, is elke organisatie goed voorbereid en kan men optimaal benutten van de nieuwe functionaliteiten die worden toegevoegd per release. Vanuit Profource willen wij meer informatie verschaffen over het release proces, wat voor alle klanten geldt.
Release moment
NetSuite voert twee keer per jaar een release uit. De versies zijn te herkennen aan een 20XX.1 en 20XX.2 release en worden in drie publieke rondes uitgevoerd. Een paar weken voor de aanvang van de ronde krijg je een releasedatum van NetSuite. De exacte release datum staat op je startpagina. Zodra er een datum bekend is, zie je deze onder ‘upgrade date’ staan.
NetSuite hanteert altijd een vast schema voor het uitrollen van de nieuwe versies:
| Fase | 1e release (Q1 Q2) | 2de release (Q3 Q4) |
|---|---|---|
| Intern | Medio januari | Medio juli |
| Ronde 1 | Medio februari | Medio augustus |
| Ronde 2 | Medio maart | Medio september |
| Ronde 3 | Medio april | Medio oktober |
Welke ronde je wordt ingepland, is afhankelijk van waarin je door NetSuite wordt ingepland en welke abonnementsvorm je hebt. Met de laagste Subscription tier wordt je volledig geleid door NetSuite en met de hoogste tier kan je zelf jouw release plannen.
Het is mogelijk om de release uit te stellen, mits dit tijd is afgestemd met NetSuite. Echter geldt dit alleen als de release is ingepland in ronde 1 of 2. Als je in ronde 3 bent ingepland, is er geen ruimte voor uitstel.
Release documentatie
Zodra bekend is wanneer de release wordt uitgerold op jouw omgeving, worden er ook ‘Release notes’ gepubliceerd door NetSuite. Hierin wordt beschreven welke nieuwe functionaliteiten en bug fixes er allemaal in de nieuwe release beschikbaar komen. Dit kan wisselen van kleine toevoegingen aan een Sales Order tot aan volledig nieuwe module. Neem altijd de release notes goed door, zodat je goed op de hoogte bent van de komende wijzigingen.
Naast de Release Notes publiceert Oracle nog een aantal andere documenten welke gebruikt kunnen worden bij de voorbereiding op de nieuwe release. Zo staan er diverse instructie video’s online op de SuiteAnswers pagina waar veel features worden toegelicht. Daarnaast worden er blogs gepost over de volgens Oracle meest interessante nieuwe features van de versie. Ten slotte stelt Oracle een template voor de tests beschikbaar, welke als basis kan worden gebruikt voor het uitvoeren van de tests in de release preview en/of sandbox omgevingen. Al deze informatie kan terug worden gevonden bij de ‘New Release’ portlet op het dashboard van de NetSuite applicatie, of op de NetSuite website.
Release Preview omgeving
Voordat de nieuwe releases beschikbaar komen op de Sandbox of productieomgevingen, is het mogelijk een ‘Release Preview’ omgeving aan te vragen. Dit is een kopie van de omgeving waar de release preview voor is aangevraagd waarin alle nieuwe functionaliteiten al toegankelijk zijn. De preview kan zowel voor de Sandbox als voor de productieomgeving apart worden aangevraagd. In deze omgeving kunnen de eerste exploratory tests worden uitgevoerd om te kijken welke functionaliteiten en wijzigingen relevant zijn voor jouw organisatie.
Belangrijk om te weten is dat deze release preview omgeving zelf moet worden aangevraagd vanuit NetSuite. Dit kan vanaf ongeveer een maand totdat de echte release wordt geïmplementeerd in de overige omgevingen. Deze omgeving is altijd tijdelijk en zal weer offline worden gehaald zodra de release op de productieomgeving is geactiveerd. Gebruik deze omgeving daarom niet als reguliere Sandbox omgeving.
Verschil Sandbox en Productie
De Sandbox omgevingen worden twee weken eerder bijgewerkt dan de productieomgeving. Waar de eerste tests al uitgevoerd kunnen worden in de release preview omgeving, is het in de sandbox omgeving ook mogelijk om verschillende interfaces te testen. Zorg er daarom voor dat er een testplan beschikbaar is, wat gebruikt kan worden om de kritische processen in het systeem volledig te testen.
Overige NetSuite releases
Naast de twee grote jaarlijkse releases, worden er regelmatig kleinere updates doorgezet vanuit NetSuite. Hierin is onderscheid te maken in twee type releases:
- E-fix: Wijzigingen welke niet dringend aandacht nodig hebben, maar wel eerder moeten worden opgelost dan dat de nieuwe release gepland staat. Gemiddeld worden deze twee keer per maand doorgezet.
- Hot push: Een ad-hoc fix welke wordt gebruikt om kritische issues in NetSuite op te lossen en niet kunnen wachten tot de volgende E-fix.
Notifications
Vanuit NetSuite worden er automatisch berichten gestuurd over onder andere de status van de release en verschillende onderhoudsmomenten. Zorg dat je meldingsinstellingen correct zijn ingesteld zodat de juiste mensen op tijd een bericht krijgen over de komende wijziging. Dit kun je doen middels de administrator notifications in NetSuite. Hoe dit aangepast kan worden, is terug te vinden in via deze link.
