Analyse van de nieuwe Oracle Cloud ERP functionaliteit

Beoordeling Grootboek Related Value Set

Oracle heeft recent, in release 20D, ‘related value sets’ geïntroduceerd als nieuwe functionaliteit in Oracle Cloud ERP. Volgens de documentatie van Oracle biedt deze functionaliteit de mogelijkheid om afhankelijkheden tussen twee ‘Chart of Accounts’ segmentwaardenlijsten te definiëren. De functionaliteit bewaakt dat alleen geldige combinaties gebruikt kunnen worden bij het invoeren van transacties. De functionaliteit is geïntroduceerd als aanvulling op de bekende ‘Cross-Validation Rules’ (CVR). Het advies van Oracle is om te overwegen ‘related value sets’ te gebruiken in plaats van CVR’s als de relaties tussen twee segmenten afgedwongen moeten worden. De nieuwe functionaliteit zal de juistheid van de vastgelegde boekingssleutels vergroten. Aangezien we deze wens bij implementatie vaak voorbij zien komen hebben we het advies van Oracle ter harte genomen en deze functionaliteit onderzocht.

Wat is een ‘related value set’?

Een ‘related value set’ is een systeembeveiliging tussen twee onafhankelijke segmentwaardenlijsten (independent value sets). In de Chart of Account is het niet toegestaan om segmentwaardenlijsten met een afhankelijkheid van een andere waardenlijst als validatietype te gebruiken (validatie type: dependent).

Deze functionaliteit kan worden gebruikt om tijdens het invoeren van een transactie, automatisch alleen de toegestane waarden in een segmentwaardenlijst te laten zien op basis van de eerder gekozen waarde in de voorafgaande waardenlijst. Dit is dezelfde logica die we vinden in de vaste activa module met hoofd- en sub activacategorieën.

Als u bijvoorbeeld een grootboekrekeningnummer en kostenplaats segment hebt in uw grootboeksleutel, dan kan het zijn dat commerciële kosten alleen geboekt mogen worden met specifieke kostenplaatsen zoals uw verkoopafdeling. Deze relatie kunt uw vastleggen en afdwingen met een ‘related value set’. Andere kostenplaatsen waar geen relatie voor is opgezet, worden niet langer getoond in de waardenlijst waar de eindgebruiker uit kan kiezen. Deze strenge afhankelijkheid zorgt ervoor dat alleen gewenste relaties zichtbaar zijn en gebruikt kunnen worden.

Alleen waarden die zijn gedefinieerd in de ‘value set relationship’ zijn beschikbaar. De totale kostenplaats waardenlijst bevat de waarden 100, 110, 120, 130 en 999. Alleen de waarden 110 en 120 worden getoond na het selecteren van dit specifieke grootboekrekeningnummer.

Wanneer toe te passen?

Zowel klanten die starten met een implementatie maar ook bestaande klanten die al langer werken met Oracle Cloud ERP kunnen gebruik maken van deze nieuwe functionaliteit. Als je al gebruik maakt van CVR’s dan kun je overwegen om deze (gedeeltelijk) te vervangen door ‘related value sets’. Als u besluit om deze functionaliteit in te zetten, dan dient u hierna de bestaande boekingssleutels (account combinations), die in strijd zijn geworden met de nieuwe configuratie op te schonen. Hiervoor is momenteel geen geautomatiseerd proces beschikbaar. Bedrijven die starten met Oracle Cloud ERP kunnen vanaf de start besluiten of ze ‘related value sets’ of CVR’s of een combinatie van beide gaan inzetten om de betrouwbaarheid van haar transactieproces te vergroten.

Twijfelt u nog, het is geen beslissing die u niet meer ongedaan kunt maken. Het is mogelijk om ‘related value sets’ later weer te inactiveren.

Welke configuratie stappen zijn benodigd?

De volgende stappen zijn nodig om deze functionaliteit te gebruiken.

1. Activeer de ‘opt-in’ functionaliteit
2. Definieer de relatie tussen uw segmentwaardenlijsten via ‘Manage Chart of Accounts Value Sets’, in het tabblad ‘Related Value Sets‘
3. Stel handmatig de relaties in of gebruik de upload mogelijkheid via een .csv-bestand
4. Activeer de relatie tussen de segmentwaardenlijsten
5. Deploy de Chart of Accounts.

Het ‘deploy-en’ van uw Chart of Accounts is slechts nodig na het creëren van nieuwe relaties tussen onafhankelijke segmentwaardenlijsten. Het is niet nodig na het uitbreiden van bestaande waardenlijsten.

Relatie creëren en handmatig waarden invoeren

Relatie creëren en waarden uploaden via .csv-bestand

Voor- en nadelen

Hieronder een overzicht van de plus- en minpunten die wij evenaren hebben tijdens het onderzoeken, implementeren en gebruiken van deze nieuwe functionaliteit in Oracle Cloud ERP.

+ Voorkomen van foutieve gegevensinvoer vooraf i.p.v. een validatie achteraf, dit helpt een eindgebruiker tijdens het vastleggen van een transactie

+ Minder afhankelijk van CVR’s of andere systeembeveiligingen bij invoercontroles

+ Betere performance tijdens het invoeren van boekingssleutels en het opslaan van transacties omdat CVR’s niet meer volledig ‘gescand’ moeten worden

+ Gemakkelijk te implementeren bij bestaande Oracle Cloud ERP klanten

+ Goed alternatief om complexe CVR’s te voorkomen

-/- Definiëren van de eerste relaties tussen waarden is tijdrovend, de .cvs-bestanden helpen nadat u de opmaak onder de knie hebt

-/- Het is momenteel niet mogelijk om verdichtingen (parent values or ranges) te gebruiken om relaties af te dwingen. U dient (nieuwe) iedere individuele waarde toe te voegen aan de relatieset

-/- In tegenstelling tot ‘related value sets’ is het bij CVR’s wel mogelijk om middels een foutmelding uit te leggen waarom een combinatie niet is toegestaan, deze functionaliteit is hier niet beschikbaar omdat alleen de geldige combinaties zichtbaar zijn (u kunt geen foutieve combinatie selecteren).

Houdt rekening tijdens het aanmaken van ‘related value sets’ dat alle niet gedefinieerde combinaties niet zichtbaar zijn voor de eindgebruiker. Wacht met het activeren van de relatie tussen de segmentwaardenlijsten tot u alle relaties hebt vastgelegd en gevalideerd.

Conclusie

Gebruik deze nieuwe functionaliteit! Het is geen volledige vervanging van uw CVR functionaliteit, dus denk goed na over de mate waarin u het in wilt zetten. Het is een mooie beveiliging op segmentwaardenlijsten die met een lage frequentie wijzigen. Als u vaak een bepaalde waardenlijst moet uitbreiden dan zijn CVR’s waar u verdichtingen (parent values of ranges) kunt gebruiken mogelijk krachtiger in gebruik.

Vanuit het perspectief van de eindgebruiker voegt de functie veel waarde toe omdat verkeerde combinaties uberhaupt niet getoond worden, en zodoende worden voorkomen. Uw gebruikersorganisatie zal dit waarderen. Vanuit een beheer-perspectief kan de functionaliteit mogelijk meer onderhoud vergen als uw waardenlijsten onderhevig zijn aan veel mutaties.

Concluderend zijn wij positief. Als Oracle in de toekomst ook verdichtingen (parent values en ranges) toe kan voeren aan deze functionaliteit zoals wij gewend zijn bij CVR’s, dan zal deze functionaliteit nog krachtiger worden. Dit idee is reeds door ons gelogd in de Oracle Community.