Met vallen en opstaan zijn we wijs geworden

Personeelsgegevens correct verwerken met Human Capital Management

Er zijn arbeidsvoorwaarden die je werk (en je leven) beter, leuker of makkelijker maken. Denk aan een goede lunch, extra vrije dagen of een auto van de zaak. Dat noem je satisfiers. Er zijn ook dissatisfiers. Een salaris dat klopt en op tijd wordt uitbetaald is er zo eentje. Je wordt er niet bijzonder blij van, maar als het er niet is, wel ontevreden. 

En daarom is het zo belangrijk dat we de kans op fouten minimaliseren
Bijna alle bedrijven werken met een HRM systeem waarin ze personeelsgegevens verwerken. Human Capital Management (HCM) van Oracle is er een van. De verwachting van veel bedrijven is dat Oracle HCM zonder al te veel moeite gekoppeld kan worden aan andere HR systemen, bijvoorbeeld voor payroll. Dat betekent immers minder werk én minder kans op fouten. Hoe logisch dit ook klinkt, deze koppeling is niet zomaar gemaakt. Nick, Oracle implementation consultant bij Profource vertelt waarom: ‘Payroll is datum gestuurd. Iedere maand is er een payroll run en dan is het klaar. De HR praktijk is minder lineair; dat weten we bij Profource. Het komt regelmatig voor dat een wijziging, gemaakt in het HRM systeem, met terugwerkende kracht in het salaris moet worden verwerkt. En dat maakt het technisch ingewikkeld om die twee systemen aan elkaar te koppelen.’

Ingewikkeld, maar niet onmogelijk
Peggy, accountmanager bij Profource vertelt: ‘We kregen deze vraag vaak van klanten. Waarschijnlijk omdat het zo logisch is.’ De HCM extract tool is ook standaard beschikbaar in Oracle. Maar om de koppeling tot stand te brengen is veel meer nodig. Daarvoor moet je de tool (het voeren van een HR administratie) echt goed begrijpen en op maat inrichten voor het ontvangende systeem. Profource besloot de stoute schoenen aan te trekken en ontwikkelde de HCM extract service. ‘Het ging niet vanzelf. Met vallen en opstaan zijn we wijs geworden. We zijn in Nederland misschien wel de enige die het kunnen. Inmiddels kennen we de tool van binnen en buiten en hebben we de HCM extract service bij meerdere klanten succesvol geïmplementeerd.’

De voordelen van de HCM extract service
De service wordt het meest gebruikt om de koppeling te maken met een payroll systeem. Maar er zijn ook andere koppelingen mogelijk, bijvoorbeeld met facility systemen of een Learning Management Systeem ‘We hebben de tool technisch echt goed doorgrond. Dat maakt dat we het nu relatief makkelijk kunnen koppelen aan ieder gewenst systeem’, vertelt Nick. Een ander groot voordeel is dat het met de HCM extract service heel simpel is om de mutatiehistorie uit het systeem te halen. Dat maakt het makkelijk om eventuele fouten in mutaties op te sporen.

Hoe werkt het?
Het hangt af van het ontvangende systeem hoe je de tool inricht. Daar is elke keer weer veel overleg voor nodig. Iedere klant legt immers andere dingen vast en heeft andere wensen. Inmiddels heeft Profource kennis van de techniek en de processen. ‘We weten precies welke inhoudelijke en technische vragen we moeten stellen’, vertelt Nick. Als de startsituatie helder is volgen er verschillende sessies waarin Profource samen met de opdrachtgever uitdenkt hoe de koppeling eruit gaat zien. ‘Op basis van die data gaan we bouwen, opleveren, evalueren en aanpassen. Dat doen we net zolang tot wij en de opdrachtgever tevreden zijn. Daarna gaan we technisch testen.’

Test geslaagd? Dan volgt een end to end test. Kloppen alle mutaties? Dan zorgen we dat alle betrokkenen getraind worden en kunnen we live. Nick: ‘Als alles getest is, volgt een schaduwperiode van ongeveer 2 maanden, zodat we zeker weten dat alle bugs eruit zijn en er niets misgaat met de uitbetaling van salarissen.’