Eerste maandrapportage Profource in Oracle PBCS

Hoe werkt Oracle Planning en Budgeting Cloud Service?

Practice what you preach.

Bij Profource zijn we het gewend. De meeste Oracle Cloud applicaties die we de opdrachtgever bieden, implementeren we eerst bij onszelf. Dit doen we omdat we als gebruiker enthousiast zijn over Oracle en omdat we zelf zo snel mogelijk ervaring op willen doen met de implementatie en het gebruik van de applicatie. Het is voor onze collega’s een sport om te ontdekken wat er allemaal mogelijk is binnen iedere nieuwe Oracle Cloud applicatie.

De afgelopen periode zijn we druk bezig geweest met de implementatie van Oracle Planning & Budgeting Cloud Service (PBCS), een oplossing waarmee bedrijven meer grip krijgen op hun financiële planning, budgeting en forecasting.

Voordelen van Oracle PBCS: Altijd en overal een actuele, correcte rapportage

‘Ontwikkel een rapportage van het budget versus de actuals’ was de vraag vanuit de Finance & Control afdeling van Profource. Manager Finance & Control Jean-Marc is erg blij met het resultaat:

Jean-Marc

‘Tot nog toe maakten we de maandrapportages in Excel. Dat proces kostte veel tijd en was bovendien foutgevoelig omdat we gegevens uit verschillende bronnen handmatig moesten samenvoegen.

Om het risico op fouten en inconsistenties te vermijden, controleerden we de cijfers altijd zorgvuldig voor we ze de organisatie in stuurden. Nu maak ik de rapportage met een druk op de knop. De budgetten liggen vast in PBCS en de actuals komen rechtstreeks uit Oracle Cloud ERP zodat we ervan op aan kunnen dat de cijfers kloppen. Doordat we altijd precies weten hoe we ervoor staan, wordt het makkelijker om de goede prioriteiten te stellen en binnen budget te blijven’.

Analysefase als kritische succesfactor

Hoewel het om een intern Profource project ging, begonnen we zoals gebruikelijk met het in kaart brengen en analyseren van de requirements. Volgens Berwout die als implementatie consultant bij het traject betrokken is, is dit ook het meest intensieve deel van het project.

‘De grootste uitdaging in een dergelijk project is het bepalen van de juiste rapportagestructuur. Het budget wordt vastgelegd op meerdere niveaus en dimensies. Dat is voor elk bedrijf anders.

Belangrijke vragen zijn dan ook altijd: op welk niveau wil je rapporteren, zijn de actuals daar beschikbaar en hoe ga je de uitgaven aan het juiste budget alloceren. Bij Profource werken we met kostenplaatsen op afdelingsniveau. Het analyseren van de data en het maken van de mapping nam de nodige tijd in beslag’.

Oracle PBCS overtreft alle verwachtingen

‘Toen eenmaal duidelijk was hoe de rapportage eruit moest zien, hebben we hem binnen enkele dagen in elkaar gezet. Ook het inladen van de budgetten en het ontwikkelen van een koppeling met Oracle Cloud ERP bleek verrassend eenvoudig te realiseren.

PBCS is erg veelzijdig, flexibel en gebruikersvriendelijk. Ik ben erg enthousiast over de tool en wat we hebben opgeleverd. De gebruikers kunnen zelf aangeven over welke periode ze een rapport willen maken en hoe de gegevens gepresenteerd worden. Daarnaast is de data ook beschikbaar als staaf- of lijn diagram. De eigentijdse look en feel in onze eigen huisstijl tilt de rapportage naar een hoger niveau’.

Output op basis van fictieve data

Hoge ambities voor 2021: wat is er nog meer mogelijk met Oracle PBCS?

De succesvolle implementatie van PBCS smaakt naar meer. Profource Manager Finance & Control Jean-Marc heeft al plannen om de omgeving uit te breiden met aanvullende rapportages en functionaliteiten:

‘Met de eerste rapportage hebben we een goede basis gelegd om verder op door te ontwikkelen. Zo willen we de rapportages verrijken met niet-financiële data. Hiervoor gaan we een aantal aanvullende interfaces ontwikkelen. De eerste stap is het gebruiken van Smart View, een add-on waarmee we (meta)data met Excel kunnen uitwisselen. Op termijn kijken we ook naar aanvullende gebruikersfuncties zoals rolling forecasts en scenario planning’.