Een participatie dashboard voor Erasmus MC
Ervoor zorgen dat inzichtelijk wordt in welke mate er besteld wordt bij gecontracteerde leveranciers, en uiteindelijk de benutting van inkoopcontracten verbeteren. Dat was het doel van het participatie dashboard waar het Erasmus MC sinds juni 2012 mee werkt. Johan Schepers, beleidsadviseur Supply Chain, vertelt hoe het participatie dashboard tot stand is gekomen en wat de voordelen zijn voor het Erasmus MC. Al tijdens zijn studie bedrijfseconomie wist Johan dat zijn interesse in de gezondheidszorg en met name bij ziekenhuizen lag. In 1982 is hij bij het Erasmus MC terecht gekomen. Na Hoofd Planning & Budgettering te zijn geweest, is Johan naar Den Haag gegaan waar hij bij het Juliana Kinderziekenhuis en het Rode Kruis Ziekenhuis (nu onderdelen van het HagaZiekenhuis) administratieve afdelingen heeft aangestuurd en lid van het MT is geweest. Daarna is Johan weer teruggekomen bij het Erasmus MC, aanvankelijk als projectmanager op een informatievoorzieningsproject gekoppeld aan een reorganisatie. In deze periode raakte Johan betrokken bij de afdeling Inkoop en is hij beleidsadviseur en projectmanager binnen Inkoop geworden. In zijn huidige functie als beleidsadviseur Supply Chain heeft hij het project participatie dashboard uitgevoerd.
Reorganisatie
Vanaf 1 januari 2012 heeft het Erasmus MC een nieuw besturingsmodel. Zeven verschillende directies zijn ondergebracht onder één Service Organisatie (SO). Johan legt uit waarom deze reorganisatie voordelen met zich meebrengt: “Binnen de SO willen we alles zo ´lean en mean´ mogelijk doen. Deze reorganisatie biedt een mooie mogelijkheid om alle processen te optimaliseren, in ons geval het Supply Chain-proces, omdat het gehele inkoopproces van specificeren, selecteren, contracteren, bestellen tot betalen en contractmanagement nu binnen één organisatie is ondergebracht.
Participatie dashboard
De afgelopen jaren is de afdeling Inkoop bezig geweest om de inkoopfunctie verder te ontwikkelen. Dit houdt in dat zij niet alleen contracten afsluiten, maar ook kijken of zij de goede contracten afsluiten en of deze contracten aansluiting hebben met de gebruikers in huis. “Wat ontbrak was inzicht of de contracten ook benut worden. Dat is onderdeel van contractmanagement wat we wilden opzetten. We konden namelijk wel zien dat er veel leveranciers waren en wat de omzet was op ziekenhuisniveau maar we konden niet zien hoeveel er afgenomen werd per contract en door welke afdelingen. We wilden juist graag inzichtelijk krijgen welke afdelingen er wel gebruik maakten van de centrale inkoopcontracten en welke niet”, vertelt Johan. “De voorloper van het participatie dashboard bestond uit een aantal onderdelen. We hadden een contractinformatiesysteem waarbij je op een website kon zien voor welke artikelgroepen we een contract hadden. We wilden ook laten zien in welke mate er gebruik van werd gemaakt. En of we het gebruik van die contracten tot een bepaalde mate konden afdwingen. Dat hadden we voor vier productcategorieën geregeld in de Planning & Control-cyclus. Door de afdeling Planning & Control werd dit meegenomen in de jaarlijkse afspraken met de afdelingen. We hadden dus qua organisatie al een start gemaakt met deze tool die ook voor budgethouders van belang is om grip op de kosten te houden.”
De overstap naar Oracle EBS
“Na ongeveer een jaar gingen we over op een nieuwe informatiesysteem: Oracle EBS. Hierbij was het van belang dat de inkoop en logistiek zo goed mogelijk in het ERP-systeem onderbracht zouden worden. Tijdens deze overgang was het van belang dat alle operationele zaken –zoals het bestellen van goederen- gewoon door konden gaan. En we wilden natuurlijk ook dat we met het nieuwe systeem de compliance konden meten op de inkoopcontracten. Met de komst van Oracle is het participatie dashboard ingericht volgens de standaard in Oracle. Op het moment van oplevering lag een deel (ongeveer de helft) van de ‘spend’ vast in iProcurement. Maar niet alle bestellingen werden via dit systeem gedaan, dus we hadden geen totaaloverzicht. Wij konden toen twee dingen doen; zorgen dat alle bestellingen via iProcurement gaan, of zorgen dat de bestellingen die niet via iProcurement lopen ook gemeten worden. Wij hebben voor de laatste optie gekozen. Simpelweg omdat het niet mogelijk is om alles via iProcurement te bestellen. Onze apothekers bestellen bijvoorbeeld medicijnen via een ander systeem en glazenwassers en uitzendkrachten regelen verloopt ook via een ander systeem. Het was hoogst onzeker of er koppelingen van deze bestelsystemen met iProcurement gerealiseerd zouden worden. Deze bestelgegevens zitten dan niet in Oracle iProcurement. Het participatie dashboard moest dus niet alleen op iProcurement gebouwd worden maar ook op grootboek of op crediteuren. Dit heeft Profource voor ons gedaan.” Johan vertelt dat dit een interessant maar ook wel ingewikkeld project was: “Omdat we niet alleen data uit verschillende systemen bij elkaar moeten brengen maar ook data daaraan moeten toevoegen, was het wel een uitdaging. Alles moest aan elkaar geknoopt worden en corresponderen met de informatievoorziening uit grootboek. Deze data moeten tenslotte wel betrouwbaar zijn.” Om deze informatie te krijgen is er een Oracle Business Intelligence (OBIEE/BI-Apps) oplossing gebouwd. Middels vooraf gedefinieerde regels worden de gegevens uit Oracle gehaald. Vervolgens worden deze gegevens zodanig opgeslagen dat ze snel en efficiënt opgevraagd en geanalyseerd kunnen worden. Zodoende ontstond een informatie dashboard met daarop alle belangrijke kengetallen en gegevens.
Van data naar informatie
“Allereerst willen we het ziekenhuis, de bestellers en de managers wederom informeren over welke contracten er zijn voor welke productgroepen. Dat hebben we gerealiseerd via een aanpassing van het bestelscherm. Hoe wordt nu de participatie gemeten? Johan legt dit uit: “Een bestelling valt binnen participatie als aan alle drie de volgende eisen voldaan wordt: 1) geldig contract, 2) bij de goede leverancier, 3) in de goede productcategorie.” Maar wat wil het Erasmus MC met deze informatie? ”Met de tool hebben we inzichtelijk wat het inkoopvolume van een afdeling is wat zij op contracten afnemen. Op deze manier kunnen we zien of de contracten ook goed gebruikt worden. Het participatie dashboard is ook een instrument voor onze inkopers om in overleg met een afdeling te gaan waarom de participatie voor een bepaald contract voor die afdeling zo laag is. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Bijvoorbeeld omdat de afdeling geen weet heeft van dat contract, of omdat hun behoefte anders is geworden, of omdat er iets met de leverancier aan de hand is zodat zij hun spullen ergens anders moeten bestellen.”
Verrassende wending
In de meeste gevallen brengt het afsluiten van een contract voordelen met zich mee: je weet dat je een goed product bestelt, dat het de gewenste kwaliteit heeft en dat hiervoor de beste prijsafspraken en leveringsvoorwaarden gelden. Johan geeft een goed voorbeeld van dat het ook anders kan lopen. “Een tijdje geleden hadden we in onze ogen een perfect contract afgesloten met een uitzendbureau. Zij zouden ons personeel leveren tegen een voor ons zeer gunstig tarief. Uit de participatiemeting bleek echter dat wij slechts een kwart van het personeel dat wij inhuurden, via dat uitzendbureau inhuurden. Wat bleek nu? Wij waren voor het uitzendbureau geen gunstige partij. Zij lieten hun mensen liever bij andere ziekenhuizen werken omdat zij daar hogere tarieven konden vragen dan bij ons. En onze afdelingen moesten personeel inhuren via andere uitzendbureaus en daarvoor de hoofdprijs betalen. Dit zijn zaken die anders lopen dan je verwacht en wat je vooraf niet altijd ziet: de omstandigheden kunnen veranderen! Met behulp van het participatie dashboard kunnen wij nu snel en heel gericht nagaan welke contracten laag scoren zodat we daarop maatregelen kunnen nemen en we onze contracten optimaal kunnen benutten. Hiervoor gaan we dan in overleg met onze gebruikers en met onze leveranciers. En soms betekent het dat we een contract open moeten breken omdat het niet blijkt te werken.”
Lessons learned
Tijdens de realisatie van het participatie dashboard moest er met veel dingen rekening gehouden worden. Maar Johans eerste tip ligt voorafgaand aan het besluit of je überhaupt zo´n uitgebreid managementinformatiesysteem wil implementeren. “Zorg eerst dat je inkoop-, logistieke, bestel- en betaalprocessen op orde zijn. Daarna kun je pas verder met het verder ontwikkelen van je inkoopfunctie. Pas op het moment dat je die basis goed op orde hebt, moet je gaan denken over de implementatie van een managementinformatiesysteem zoals het participatie dashboard.” En als je ervoor kiest om het participatie dashboard te implementeren, dan moet je rekening houden met twee zaken: “Het is van belang dat je eerst goed uitzoekt welke bestelprocessen er zijn, hoe alle processen lopen, en of mensen er wel gebruik van maken. Zorg dat je al deze gegevens vooraf boven tafel krijgt en maak op basis daarvan een goed plan. Het tweede punt: zoek een hele goede partner die mensen in dienst heeft die begrijpen wat jij wil, die verstand hebben van jouw managementinformatiesysteem en die de vertaalslag kunnen maken tussen wat jij als opdrachtgever wil en wat er mogelijk is binnen het systeem. Profource was hier een prima partner in. Natuurlijk hadden wij een voordeel omdat Tjitze Weststrate hier al eerder bij betrokken was geweest, dus inhoudelijk zat het goed. Maar ook Ellert Colijn, die het functioneel en technisch ontwerp heeft gemaakt, daagde ons uit om goed na te denken over wat we echt wilden. En ook de bouwer Erik van der Weijden, OBIEE/BI-Apps specialist, dacht goed met ons mee. Dat heeft echt toegevoegde waarde.”
