De bijzondere ervaring van Susan bij het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven

Het resultaat? Duidelijkheid en efficiëntie, onmisbaar voor een ziekenhuis

Op haar tweede opdracht als Profource consultant kwam Susan terecht in het Catharina Ziekenhuis Eindhoven (CZE) om de medewerkers van het magazijn van de Operatiekamers (OK) te ondersteunen. Daarbij ging ze voortvarend te werk en nam ze ook meteen de processen op de schop. Het resultaat? Meer duidelijkheid en efficiëntie. Heel belangrijk voor een ziekenhuis!  

Logistiek rondom de OK

Susan: ‘Ik ging aan de slag in het magazijn van de OK om ervoor te zorgen dat de medische hulpmiddelen die daar gebruikt worden (bv katheders, verband, naalden, protheses) op tijd besteld en geleverd worden. Profource had het ERP systeem hiervoor ingericht en gekoppeld aan het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) zodat beiden met elkaar communiceren. Wordt er bijvoorbeeld een prothese gebruikt bij een operatie, dan geeft het EPD dat automatisch door aan het ERP systeem zodat de voorraad weer aangevuld kan worden. Na de implementatie was er echter veel verloop op de afdeling geweest waarmee veel kennis verloren was gegaan. Daardoor was er onduidelijkheid ontstaan over de precieze werking van het systeem. Soms gingen de medewerkers er vanuit dat artikelen automatisch werden besteld terwijl dat niet het geval was.

Zelf op onderzoek uit: Ongetemd talent, rent

Hoewel mijn opdracht beperkt was tot de administratie, besloot ik in overleg met het team om op onderzoek uit te gaan. Het voorraadsysteem op de OK moet natuurlijk perfect werken. Ik heb contact opgenomen met Functioneel Beheer en ben in de systemen en de processen eromheen gedoken. Ook heb ik de Profource collega ingeschakeld die het ERP en de koppeling met het PD destijds had ingericht en nog een andere collega die eerder op het magazijn had gewerkt. Zo kwam ik erachter wat er aan de hand was. Het systeem werkte op zich prima, maar nog niet alle afdelingen waren erop aangesloten. Dat was gepland voor de volgende implementatiefase. Sommige afdelingen waren zich daar niet van bewust en volgden het nieuwe proces al. Dat zorgde voor verwarring.

Susan, met de sokken van Profource!

Doen wat nodig is

Toen ik twee maanden op de opdracht zat, kwam er een nieuwe leidinggevende in het magazijn. Met haar heb ik besproken hoe we dit konden oplossen. Omdat we allebei met een frisse blik naar de processen keken en de drive hadden om echt wat goeds neer te zetten, pakte dat heel goed uit. In de maanden erna verschoof de focus van mijn opdracht steeds meer van operationele ondersteuning naar procesverbetering.

Samen met mijn leidinggevende heb ik het standaardproces op orde gebracht. Ik heb mijn collega’s in het magazijn getraind zodat ook zij precies op de hoogte zijn van hoe het systeem werkt en heldere werkinstructies opgesteld voor de gebruikers.

Al met al heeft de afdeling daarmee een flinke stap vooruit gezet en heb ik mezelf overbodig gemaakt. Het logistieke proces verloopt nu heel soepel en er ligt een goede basis om op verder te bouwen.

Uitdagende werkomgeving

Ik kijk met veel plezier terug op de opdracht bij het magazijn van de OK. Het was een hele leerzame ervaring in een uitdagende, vaak hectische werkomgeving. Urgent is ook echt urgent in de OK. Als de operatie assistent meldt dat er over een paar uur een spoedoperatie gepland staat, heb je maar een paar uur de tijd om ervoor te zorgen dat alles in huis is. Dan is het belangrijk om het hoofd koel te houden en goed door te vragen: ‘wat is er precies nodig en hoe laat?’ Als je kalm blijft en gericht rond gaat bellen, is er vaak nog een hoop mogelijk en het is altijd weer een kick als het lukt. Ik heb gemerkt dat zo’n dynamische werkomgeving mij goed ligt. Van tevoren had ik gedacht dat het allemaal heel serieus en strak zou zijn op de OK, maar dat viel reuze mee. Er stond vaak een muziekje op en er was ook ruimte voor een grapje. Net als alle anderen op de afdeling, liep ik rond in operatiekleding en ik heb zelfs een keer mogen meekijken bij een operatie. Heel bijzonder!

Annoek van Opbergen, teamleider Logistiek OK van het CZE, kijkt ook heel positief terug op de periode dat Susan er was: 

‘De oorspronkelijke opdracht van Susan was het bieden van operationele ondersteuning. Daarnaast heeft ze ons geholpen processen te standaardiseren. Ze heeft daarvoor werkinstructies gemaakt en het team getraind. Ze had een goede klik met het team en de OK. Zij heeft kennis van zaken, straalde dat ook uit en we missen haar nog steeds. Ze was echt onderdeel van het team.’

En door…

Op dit moment heb ik een nieuwe opdracht op de afdeling Inkoop en Nazorg van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.  Als de gevangenissen een aanvraag indienen voor een niet-standaard artikel, dan vraag ik daarvoor de offertes op. Ook ben ik verantwoordelijk voor de geblokkeerde inkoopfacturen. Ik verdeel ze over het team en monitor het afhandelproces.  Mijn huidige opdracht is heel anders dan die in het magazijn van de OK, maar ook hier leer ik veel van. Het mooie van werken bij Profource is dat je de kans krijgt om heel veel verschillende dingen te doen zodat je steeds beter weet wat je wilt. Voor mij is dat ideaal want ik vind zoveel dingen interessant en leuk dat ik het moeilijk vind om te kiezen.

Toch weet ik intussen steeds beter in welke richting ik mezelf verder wil ontwikkelen. De komende tijd wil ik veel kennis opbouwen van Oracle ERP om later ook implementaties te kunnen doen. Op de lange termijn zie ik mezelf ook wel als projectleider. Ik hou ervan om steeds verder te kijken en nieuwe dingen te leren. Bij Profource krijg ik daar alle ruimte voor en daar ben ik heel blij mee.

Susan is sinds oktober 2019 consultant bij Profource. Na haar eerste opdracht bij Erasmus MC, hield zij zich in het Catharina Ziekenhuis Eindhoven bezig met inkoopadministratie in Oracle Cloud ERP en procesverbeteringen. In haar huidige opdracht bij het ministerie van Justitie en Veiligheid is zij betrokken bij de centrale inkoop en nazorg voor de gevangenissen. Hier is zij verantwoordelijk voor het opvragen van offertes bij externe leveranciers en het afhandelproces van geblokkeerde inkoopfacturen in Oracle eBS.