Taleo troef voor krimpende gemeente Rotterdam
Rotterdam krimpt. Niet de stad, maar het aantal ambtenaren dat voor de gemeente werkt. In vijf jaar tijd verdwijnen zo’n 2.450 arbeidsplaatsen, waarschijnlijk zonder gedwongen ontslagen, als het aan Marjoleine van Doorn ligt. Zij is programmadirecteur ‘Van werk naar werk’. Haar nieuwste troef is de inzet van recruitmentsoftware Taleo, die zij samen met Profource bij de gemeente heeft geïntroduceerd. We spreken Marjoleine van Doorn een dag voordat Taleo ‘live’ gaat. De programmadirecteur is druk, maar ontspannen. “Ik heb er alle vertrouwen in dat het goed komt”, zegt ze aan de telefoon. “We hebben het nieuwe systeem goed getest, dus ik verwacht geen gekke dingen.” Samen met Profource heeft Van Doorn in drie maanden tijd het recruitmentsysteem Taleo ingericht en uitgerold. “De mensen van Profource kwamen hier op een donderdag in oktober voor het eerste gesprek en gingen de maandag erop al aan de slag.” Dat was ook hard nodig, want de overheid eiste dat de klus binnen zestien weken klaar moest zijn. Geen dag langer mocht het duren. Dus sloegen de medewerkers van Profource meteen hun kamp op in de kantoorlokatie van het programma in Rotterdam. En met succes: Taleo was precies op tijd klaar om te gaan proefdraaien.
Onmogelijke opgave
De gemeente Rotterdam staat voor een uitdaging. In 2010 telde de gemeente 12.600 arbeidsplaatsen. Dat aantal moest in vijf jaar tijd worden teruggebracht naar 10.220. De afgelopen paar jaar kromp de gemeente met bijna 2.000 arbeidsplaatsen; grotendeels door natuurlijk verloop en doordat tijdelijke contracten niet werden omgezet in vaste banen. Nu zijn er nog zo’n 750 mensen over die naar een baan buiten de gemeente geholpen moeten worden. En dat is nog niet eenvoudig. Eén ding stond voor Van Doorn vast: “Met het huidige systeem was dat een onmogelijke opgave. Dat zou juist extra menskracht kosten. En die was er niet meer, alle bezuinigingen. Dus moest er iets nieuws komen waarmee we tijd konden besparen. Een systeem waar niet een paar extra FTE voor nodig was. Een systeem dat up-to-date was met de juiste informatie. Een systeem dat toegankelijk is voor de trajectmanagers én voor de medewerkers zelf. Dat systeem heet Taleo.” Rotterdam heeft twaalf trajectmanagers in dienst die de boventallige medewerkers begeleiden. Met het vroegere systeem zouden zij vier tot vijf keer zoveel moeten doen als nu. “Onmogelijk”, vertelt Van Doorn. “Onze trajectmanagers waren teveel tijd kwijt aan allerlei rompslomp. Vaak klopte de informatie niet of waren dossiers incompleet. Ook voor de medewerkers is het straks een verademing. Zij hoeven niet meer te slepen met hun gegevens en ze hoeven niet voor de tiende keer hun telefoonnummer op te geven. De trajectmanagers kunnen alle administratieve vragen overslaan en meteen ter zake komen: “hoe helpen we je van werk naar werk?”. Bovendien hoeven ze niet langer allerlei informatie over te typen, wat natuurlijk ook tot veel fouten leidde. Taleo is namelijk gekoppeld aan het basisregistratiesysteem voor medewerkers van de gemeente Rotterdam en daar is alle informatie up-to-date. De medewerkers vallen niet langer tussen wal en schip. Zij weten precies waar ze aan toe zijn en welke afspraken er zijn gemaakt.
Mensen met vacatures matchen
Het recruitmentsysteem is gemaakt om nieuwe medewerkers te vinden. Van buiten naar binnen dus. Maar bij Profource zagen ze meteen de mogelijkheid om dit proces om te keren. “Met Taleo kun je net zo goed mensen naar buiten begeleiden”, vertelt Ruud van den Berg, consultant Human Capital Management (HCM) bij Profource. “Taleo is gemaakt om mensen met vacatures te matchen. Daarbij maakt het niet uit waar de kandidaat of de baan zich bevindt.” Het systeem was redelijk eenvoudig te implementeren: “Het is cloud based en heeft geen maatwerk. Wel werkten we aan drie projecten tegelijk, want we hebben ook een zelfbediening portaal opgezet, en een interface gemaakt en talent management software geïmplementeerd. Onze aanpak was eenvoudig: na enkele gesprekken hebben we de eerste versie van het systeem neergezet, zodat iedereen kon zien hoe het werkt. Daarna is het systeem verder naar wens van de klant ingericht en konden we naar de acceptatietest.” Taleo is helemaal aangepast aan de huisstijl van Rotterdam, met de karakteristieke groene letter ‘R’. Voor de medewerkers is het dus een vertrouwd gezicht. Het volledige personeelsbestand van de gemeente is ingelezen. De medewerker en de trajectmanager kunnen informatie vastleggen en met elkaar uitwisselen: over banen, cursussen, gesprekken, afspraken en feedback. Van Doorn: “Het is echt een matchingstool. Ook handig is de koppeling met LinkedIn. Vanwege de privacygevoelige informatie kun je er niet mee naar buiten toe. Nee, je kunt er dus niet mee chatten. Daar is het niet voor bedoeld.” In Taleo zijn verschillende HR-arrangementen opgenomen: speciale regelingen waar medewerkers gebruik van kunnen maken om sneller uit te stromen, bijvoorbeeld om een eigen bedrijf op te zetten. In totaal zijn er tien standaardregelingen. Ook dat is een verbetering ten op zichte van de vroegere situatie, want zo heeft iedereen duidelijkheid over de mogelijkheden. Van Doorn is tevreden over de samenwerking met Profource: “Het is allemaal vlot verlopen. Gelukkig maar, want we werken met een strakke planning. We moesten op tijd klaar zijn zodat we eerst nog een maand konden proefdraaien. En op 1 maart is het project live gegaan.” Van den Berg: “We hebben het systeem in de kortst mogelijke tijd opgeleverd en het staat: het is echt what-you-see-is-what-you get.” Uit vier partijen koos de gemeente Rotterdam voor Profource. Twee zaken gaven waarschijnlijk de doorslag in de keuze voor Profource, vertelt Van den Berg: “Wij kennen recruitment en HCM-processen én wij kennen Oracle als geen ander.”
Dit artikel is eerder gepubliceerd in ons relatiemagazine Transform, editie 7, april 2014.
