Is uw bedrijf al klaar voor NetSuite Release 2020.2?

De tweede upgrade van 2020 van NetSuite komt uit

Per jaar brengt NetSuite twee upgrades uit voor de ERP-software. De overgang naar de tweede versie van 2020 is recent gestart. Met nieuwe features, verbeteringen en bugfixes biedt deze release klanten meer mogelijkheden de bedrijfsprocessen te optimaliseren, zowel met maatwerk als standaardoplossingen. Als dedicated NetSuite en Oracle partner staat Profource vooraan om deze nieuwe ontwikkelingen te onderzoeken. We hebben de hoogtepunten in een overzicht gezet.

 Dit vinden wij de vijf belangrijkste updates:

1- Zelf onderhoud aan je NetSuite account inplannen

Waar in de huidige versie klanten alleen per mail worden geïnformeerd over het ingeplande onderhoud, is het in de nieuwe release mogelijk zelf de datum en zelfs het tijdstip van dit onderhoud aan je account in te stellen. Zodra de mail vanuit NetSuite met de geplande datum is verstuurd, kunt u via Setup > Company > Planned Maintenance Schedule zelf bepalen welke datum uw organisatie goed uitkomt. Wanneer u dit niet doet, houdt NetSuite de doorgegeven datum aan. Let wel op: in 2020.2 zal dit nog niet voor elk soort onderhoud mogelijk zijn, in de volgende releases wil NetSuite deze mogelijkheid steeds verder uitbreiden.

2- Invoice Grouping

Deze volledig nieuwe functionaliteit in NetSuite belooft een mooie toevoeging te worden voor veel bedrijven! Door deze feature aan te zetten wordt het namelijk mogelijk om facturen aan de hand van door u ingestelde voorwaarde samen te voegen in een zogenaamde ‘invoice group’ (verzamelfactuur) en deze gecombineerd naar klanten op te sturen. Het is mogelijk om bij het verwerken van betalingen handmatig de verschillende facturen vanuit de groep te selecteren. In toekomstige release zal het ook mogelijk worden betalingen automatisch af te letteren aan de verzamelfactuur, waardoor het eenvoudiger wordt om dergelijke betalingen te verwerken. Een klant kan meerdere verzamelfacturen hebben op basis van verschillende criteria en het blijft mogelijk zelf facturen aan de verzameling toe te voegen of juist te verwijderen.

Een verzamelfactuur wordt niet gezien als een transactie, alle boekingsgangen worden in gang gezet door de onderliggende facturen. De ‘invoice group’ komt echter wel naar voren in searches, reports en workflows, waardoor rapporteren eenvoudig is. Deze nieuwe feature kunt u vinden onder Setup > Company > Enable Features > Transactions.

3- Creëer en match transacties vanuit bankgegevens

Ook een zeer welkome verbetering aan NetSuite is de verwerking van bankgegevens, aangezien bedrijven op het moment veelal afhankelijk zijn van maatwerk of SuiteApps om dit proces in te richten. In deze nieuwe release is het mogelijk om een beveiligde connectie (SFTP) met een bank op te zetten, regels uit het automatisch geïmporteerde bestand aan transacties te laten koppelen en ontbrekende transacties op basis van de bankgegevens op te laten stellen. Consolideren van bankgegevens kan door deze toevoeging volledig door Netsuite geautomatiseerd worden, waardoor uw organisatie niet meer afhankelijk hoeft te zijn van externe partijen!

4- Intercompany accounting

Wanneer uw organisatie NetSuite OneWorld gebruikt, biedt deze nieuwe release veel kansen om de intercompany accounting verder te automatiseren. Aan de hand van de Intercompany Framework feature biedt NetSuite vier zeer interessante mogelijkheden.

• Ten eerste biedt het de mogelijkheid om automatisch een eliminatie entiteit op te zetten voor elke non eliminatie dochteronderneming, waar dit nu nog een handmatige handeling vereist. NetSuite gaat zelfs nog een stap verder, want bij het opzetten van nieuwe en het aanpassen of verwijderen van de huidige dochterondernemingen zorgt het systeem automatisch voor de juiste aanpassingen.

• Hiernaast komt de feature met een Intercompany Netting tool om het afstemmen, herwaarderen en elimineren van openstaande intercompany balansen te vereenvoudigen.

• Wanneer uw bedrijf regelmatig orders creëert die door een andere dochteronderneming worden uitgevoerd, biedt de feature een handige cross charge Dit bevordert een snelle en eenvoudige maandafsluiting, door met een druk op de knop de juiste transacties te genereren bij de verschillende ondernemingen. Deze transacties elimineren daardoor openstaande bedragen op de verschillende AP en AR balansen.

• De laatste interessante toevoeging is het combineren van intercompany transacties. Waar dit in de huidige versie alleen kan door middel van maatwerk oplossingen, is het koppelen van intercompany facturen en -verkoopfacturen van gelijke bedragen in de nieuwe release standaard functionaliteit. Al deze veranderingen bieden mooie kansen om de handmatige handelingen in te perken en het proces rondom intercompany accounting te vereenvoudigen.

5- Workflow goedkeuring aanbetalingen

Waar het voor bijna alle transacties al mogelijk is om een goedkeuringsproces in te stellen, was dit nog niet het geval voor ‘Vendor prepayments’. Daar komt met de nieuwe release gelukkig verandering in: door een nieuwe functionaliteit worden de velden ‘next approver’ en ‘status’ toegevoegd aan vendor prepayments. Hiernaast komt er een aparte pagina waar deze aanbetalingen goedgekeurd kunnen worden door medewerkers met de juiste rol, en wordt de transactie soort toegevoegd aan SuiteFlow waardoor je de standaard goedkeuringshiërarchie volledig volgens uw wensen en eisen kunt inrichten.

Nadat de functionaliteit is geactiveerd, is de standaard pagina om de aanbetalingen goed te keuren terug te vinden via Transactions > Payables > Approve Vendor Prepayments.

Timing releases NetSuite 2020-2

NetSuite brengt de nieuwe release wereldwijd gefaseerd uit tussen begin augustus en eind oktober, wat betekent dat de precieze datum per organisatie kan verschillen. U kunt de releasedatum voor uw organisatie controleren door in te loggen in NetSuite en op het dashboard de ‘New Release’ portlet toe te voegen. Hier staat de exacte datum van de upgrade, sneak peeks en handige info over de aankomende release.

Release Preview

De bovengenoemde punten bieden samen met de rest van de release een mooie kans voor bedrijven om zich te verbeteren. Wilt u alvast bekend worden met deze features en de rest van de release? Daar stelt NetSuite de Release Preview omgeving voor beschikbaar. Aan de hand van deze omgeving kunt u testen hoe deze features voor u van toepassing zijn en of uw huidige processen door deze release worden aangepast. Een werknemer met de adminstrator rol in NetSuite kan deze omgeving voor uw organisatie aanvragen, via Setup > Company > Release Preview > Request Release Preview.