Trek de robot in je comfortzone
Wat ik echt gaaf vind aan een opdracht is wanneer ik ergens echt het verschil kan maken. Dat er verandering ontstaat waar mensen eerst niet in geloven en daar uiteindelijk toch enthousiast over worden. Dat was de uitdaging die mij werd voorgeschoteld bij een van de uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid.
De afdeling Facturatie en RPA
Ik ben werkzaam op een heel ambitieuze afdeling. Deze had zich ten doel gesteld om 95% van alle geregistreerde facturen binnen 30 dagen te betalen, en dat bleek een flinke uitdaging. Maar, zo is hun overtuiging, een KPI is er om gehaald te worden, dus werkten ze daar hard voor. Tegelijkertijd vroeg het implementeren van een robot het nodige aanpassingsvermogen. Zeker als de techniek daarachter nog niet naar wens werkt. In beginsel leek daardoor de 95% moeilijker haalbaar. Ik ging graag de uitdaging aan om de robot foutloos te laten werken, de collega’s hier zo in mee te nemen dat ze er net zo enthousiast over zijn als ik en zo de KPI van 95% structureel te halen.
20 minuten is teveel
De organisatie maakte gebruik van drie fasen voor het verwerken van facturen:
- Een medewerker beoordeelt de factuur op de wettelijke- en de organisatie-eisen en zet deze vervolgens door naar de volgende verwerker.
- De factuur wordt door een andere medewerker, indien nodig, gecodeerd en doorgezet naar Oracle e- Business Suite, het ERP- systeem dat wordt gebruikt binnen deze uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid.
- De factuur wordt door de boeker in Oracle klaargezet voor betaling.
Al deze fases bij elkaar kost per factuur zo’n twintig minuten. Om dit te versnellen is er een “attended robot” gemaakt, zodat fase 1 en 2 nu met behulp van de boeker in een keer worden gedaan. De robot werkte nog niet naar behoren waardoor het constant vastliep.
De bejubelde versneller genoemd RPA
Hoewel mijn opdracht begon als allround P2P medewerker, veranderde dit al snel in het bewerkstelligen dat de robot het volledige proces kan doorlopen zonder vast te lopen. Ik boekte daartoe facturen met behulp van de robot, om daarna te analyseren wat er precies gebeurde waardoor de robot vastliep. Mijn bevindingen gaf ik door aan de Robotic Process Automation (RPA) consultant die de robot heeft gebouwd. Deze voerde vervolgens met regelmaat een update uit waardoor de robot steeds soepeler liep. We zijn nu een maand verder en de robot kan de facturen al bijna foutloos in Oracle zetten. De boeker hoeft de factuur dan alleen nog maar af te ronden. Een enorme tijdswinst dus.
Voor het implementeren van de robot heb ik een plan van aanpak geschreven. Onderdeel daarvan zou zijn dat ik de medewerkers op de crediteuren afdeling in groepjes een training geef zodat ze zelfstandig met de robot kunnen werken. Gezien de situatie rondom Covid-19 moeten we hier een andere draai aan geven en maken er nu een digitale training van.
Blijf niet hangen in je comfortzone
Ik ben heel enthousiast over de resultaten die we tot nu toe hebben behaald. Ik ben trots op het hele team, want we hebben het echt samen gedaan. De meeste medewerkers die in eerste instantie sceptisch waren over de robot, zijn nu enorm enthousiast over de robot. Enthousiasme dat mij hopelijk erg gaat helpen bij het succesvol geven van de cursus. Ook heb ik mijn bijdrage kunnen leveren aan het optimaliseren van de boekingsprocessen, dat was heel leerzaam. En de KPI van 95% wordt inmiddels, mede door de robot, structureel gehaald.
Deze opdracht is voor mij weer een bevestiging dat je iedere kans moet aangrijpen om te leren en de opdrachtgever een stap verder te brengen. Zelfs als dit ver buiten je comfortzone ligt. Zo had ik toen ik aan deze opdracht begon geen kennis van RPA, maar blijk ik het heel interessant te vinden en kan ik er (na een beetje begeleiding) goed mee werken.
‘Fouten maken is te leren’ is één van de vier kernwaarden van Profource en deze sluit goed aan bij mijn ervaring. Voor mij betekent dat in deze opdracht: Ga ervoor! Zorg dat je stappen vooruit blijft maken terwijl je focus houdt op het eindresultaat en voortdurend heel goed met iedereen communiceert. Mocht er dan onverwacht iets anders gaan dan verwacht, of je maakt een (inschattings)fout, dan kan dat vaak samen snel weer opgelost worden en tot nieuwe inzichten leiden. Als je altijd binnen je veilige comfortzone blijft, komen je opdrachtgever en jij niet snel verder.
Dit blog is geschreven door Sanne, sinds 2019 consultant bij Profource.
Sanne, consultant bij Profource
