Rotterdam schakelt Profource in
De tijd dat gemeenten op hun gemak de jaarrekening konden opmaken, is allang voorbij. In juli moet het financiële rapport goedgekeurd en wel bij de provincie liggen. En dat vraagt om een goed functionerend financieel systeem. De gemeente Rotterdam koos voor Oracle en schakelde Profource in voor de ondersteuning. “Ik had er slapeloze nachten van. Op de dag dat we live gingen liep ik een parkeerwinkel in de stad binnen om te kijken of het soepel liep. Dat was natuurlijk niet zo, maar dat lag meer aan de drukte aan de balie voor onder meer parkeervergunningen, dan Oracle EBS. De ietwat verouderde receptie van het pand aan de Coolsingel 6 is totaal niet representatief voor de verdiepingen erboven. Die zijn modern ingericht met veel kleur, glas, designer zithoeken en koffiecorners. Een prettige werkomgeving voor de ambtenaren van de gemeente maar ook voor de medewerkers van Profource, die door de jaren heen de gemeente en de verschillende diensten hebben ondersteund.
Vervanging
Zes jaar geleden werd binnen de gemeente Rotterdam nog met verschillende financiële softwarepakketten gewerkt. In totaal waren er veertien systemen waarvan een paar hoognodig aan vervanging toe waren. Een logisch moment om helemaal over te stappen op één nieuw pakket. Directeur Middelen en Control schreef namens de gemeente Rotterdam een Europese aanbesteding uit, of eigenlijk twee: een voor HR en een voor Financiën. De keus viel uiteindelijk in 2004 op de E-Business Suite van Oracle. De gedelegeerd opdrachtgevers voor Oracle van de Bestuursdienst, Leo Romijn en Richard de Visch Eijbergen, leggen uit waarom. Leo: “Met name op bedrijfsvoeringprocessen scoorde Oracle goed. Naast alle boekhoudkundige modules zijn ook processen zoals subsidieverstrekking, inkoop en projecten geïntegreerd. Daarmee lieten ze concurrenten SAP en Decade achter zich.”
Slapeloze nachten
“Nadat de knoop was doorgehakt, volgde eigenlijk het moeilijkste: de implementatie”, weet Richard. “Wij kopen Oracle centraal in, maar de invoering ligt bij de diensten; zij gaan ermee werken. En daar ligt ook de behoefte aan ondersteuning.” En dat is waar Profource om de hoek komt kijken. Zij hebben centraal en bij verschillende gemeentelijke diensten de uitrol van Oracle mede voorbereid en ondersteuning verleend voor, tijdens en na de implementatie. Richard weet het nog goed: de eerste in gebruik name van Oracle E-Business Suite, samen met de module Back Office Parkeerproducten was in januari 2005 bij Stadstoezicht. “Ik had er slapeloze nachten van. Op de dag dat we live gingen liep ik een parkeerwinkel in de stad binnen om te kijken of het soepel liep. Dat was natuurlijk niet zo, maar dat lag meer aan de drukte aan de balie voor onder meer parkeervergunningen. Natuurlijk liep het met Oracle nog niet helemaal perfect. Zo kwamen facturen uit de printer bij een andere parkeerwinkel, maar er deden zich geen ernstige dingen voor. Bij dit alles bleven de medewerkers van Profource relaxt. Zij gaven het vertrouwen dat alles goed zou komen. En dat was ook zo. Naast de kennis en ervaring die Profource inbrengt, is die assurance voor mij een van hun belangrijkste kwaliteiten.”
Eerlijk
De kracht van Profource zit volgens Leo in hun hands-on mentaliteit. “Geen mooie praatjes en plaatjes, maar direct de handen uit de mouwen steken. Of het nu gaat om het doen van tests, hulp bij het maken van de juiste inrichtingkeuzes, individuele begeleiding aan het bureau; precies waar we ze nodig hebben, daar zijn ze. We hebben de medewerkers van Profource leren kennen als jonge, energieke, vrolijke medewerkers met verstand van zaken. En eerlijk. Ze zeggen het ook als ze het niet weten en gaan het vervolgens met een collega uitzoeken.” “Plus”, vult Richard aan, “zij zijn een van de weinigen die Oracle E-Business Suite met administratieve kennis kunnen combineren. Het zou denk ik goed zijn als er meer partijen waren die dat kunnen, maar de meesten kunnen niet aan de prijs-kwaliteit van Profource tippen.”
Kind aan huis
Sinds de introductie van Oracle in 2004 zijn inmiddels 14 van de 17 diensten overgestapt op de financiële modules en werken pakweg vijfduizend ambtenaren, circa een derde van het totale medewerkersbestand, met Oracle. Daarnaast worden alle medewerkers via de HR-module verloond. Oracle mag dus met recht het hart van de Rotterdamse gemeentelijke automatisering worden genoemd. “En we zijn er nog niet”, zegt Richard. “Nog een aantal grote diensten moeten overstappen op Oracle en de nieuwe release 12 staat voor de deur.”
