VU Medisch Centrum: nauwe samenwerking en dezelfde kernwaarden
VU medisch centrum is een universitair medisch centrum. Dit betekent dat niet alleen patiëntenzorg een taak is, maar ook het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van opleidingen. VU medisch centrum is één van de acht universitair medische centra (UMC) in Nederland en een relatief jonge organisatie in vergelijking met de andere UMC’s.
In 1964 opende het als het Academisch Ziekenhuis van de Vrije Universiteit haar deuren en vonden de eerste operaties plaats. In oktober 1966 volgde de officiële opening van het VU ziekenhuis. In 2001 ontstond VU medisch centrum door het samengaan van de medische faculteit en ziekenhuis. De drie kernwaarden van VUmc zijn betrokkenheid, zorgvuldigheid en ambitie. Na het samengaan in 2001 bestond de behoefte om de bedrijfsvoering en processen te optimaliseren. We praten met Jacqueline Zoon en Sophia France over hun ervaringen rondom de selectie, implementatie, het beheer en de bedrijfsvoering die met de Oracle E-Business Suite R11 gerealiseerd is. Jacqueline werkt inmiddels alweer acht jaar bij VUmc, Sophia heeft VUmc in 2007 gevonden. Beiden werken voor Cees Buren, de financieel directeur van VUmc, en zijn al weer ruim drie jaar klant van Profource. Dat VUmc in 2012 fuseert met GGZ InGeest is één van de redenen om de stap naar R12 te gaan maken.
We nemen de LIFT
Met de lift naar de 7de verdieping, door de frisse oranje gangen, waar we Jacqueline Zoon treffen op haar kamer. Zij heeft zicht op de werkzaamheden voor de nieuwbouw die de uitbreidingen van het VUmc moet ondersteunen. Jacqueline heeft aan de basis gestaan van de keuze voor Oracle. “In 2003 heb ik meegewerkt aan de voorbereidingen voor de selectie van een ERP systeem. Voordat ik bij VUmc ging werken, heb ik ruim tien jaar als projectleider ICT gewerkt voor productiebedrijven. Deze bedrijven zijn op het gebied van ERP systemen vaak koploper. Mijn ervaringen heb ik gebruikt als intern projectleider bij de invoering van Oracle EBS in het VUmc. En tevens bij het inrichten van de processen bij het VUmc. Procesmanagement zit naast functioneel applicatiebeheer ook in mijn takenpakket. Samen met medewerkers van VUmc is de selectieleidraad uitgewerkt met daarin onze eisen en wensen voor een ERP systeem. In november 2004 hebben we voor Oracle gekozen. De eigenlijke inrichting en het opleiden van medewerkers is van november 2004 tot begin 2006 uitgevoerd. De eigenlijke implementatie binnen ‘het huis’ begint pas echt op het moment van livegang: maart 2006. Betere ondersteuning van de bedrijfsvoering door betere mogelijkheden voor control en reductie van ‘eigen spreadsheet administratie voor projecten’ was doorslaggevend bij onze keuze voor Oracle”, aldus Jacqueline.
Bukken voor de tomaten
Sophia France is in maart 2007 bij VUmc in dienst gekomen. “Cultuur en zorg waren altijd al mijn keuzes. Na bij het Muziektheater als hoofd financiën een inkooppakket geïmplementeerd te hebben, heb ik de overstap gemaakt naar VUmc als manager van de bedrijfsadministratie. In maart 2007 mocht ik de eerste jaarrekening vanuit Oracle realiseren. Na een moeilijke go-live met een big-bang voor de logistieke, inkoop, projecten en financiële processen, bleek mij al snel dat we de administratie niet op orde hadden. Onze gebruikers waren bijvoorbeeld helemaal niet voorbereid op elektronisch bestellen via iProcurement. Na een evaluatie in de collegezaal met de gebruikers moest ik bijna bukken voor de rode tomaten en nieuw en groen als ik was, beantwoordde ik de vraag ‘komt het allemaal wel goed?’ natuurlijk positief.” “We hebben met Profource alle processen nogmaals doorlopen en hoe Oracle hierin dan ondersteunt. De conclusie was natuurlijk al snel dat Oracle een andere manier van werken voor onze medewerkers betekende. We moesten de medewerkers leren met nieuwe processen binnen een standaard systeem te werken. We hebben hier erg veel van geleerd en samen met functioneel beheer hebben we tijd en effort gestoken in het bedenken van alle scenario’s die binnen een proces kunnen ontstaan en hebben deze ook grondig uitgetest.” “De medewerkers van Profource hebben de brugfunctie tussen de gebruikers en het systeem vervuld en verzorgen eigenlijk vanaf 2007 via co-sourcing een deel van de administratie. Profource vormt de frontoffice LIFThulp voor de gebruikers voor hun vragen over het systeem. In een co-sourcing model werken onze eigen functioneel beheerders en Profource-medewerkers onsite gezamenlijk aan een stabiele Oracle E-Business Suite en werken wijzigingsverzoeken uit”, aldus Jacqueline en Sophia. Zo wordt er in hechte samenwerking aan verschillende projecten gewerkt. Doel is om meer geautomatiseerd te kunnen werken zodat medewerkers van VUmc meer tijd hebben voor controle en sturingsinformatie voor het management. “Onze data heeft nu een hoge mate van betrouwbaarheid en we willen het gebruik van Oracle in 2011 verder uitbouwen. Onze wens is om op kostendragerniveau één op één informatie uit het systeem te kunnen halen. Hiermee kunnen we baten en kosten van onze medische verrichtingen, de DBC’s (Diagnose Behandel Combinatie) en straks de DOT’s (DBC’s Op weg naar Transparantie) specificeren en analyseren”, legt Sophia ons uit. “Steeds meer zorginstellingen zullen moeten veranderen en budgetteren op basis van prestaties wordt hierin belangrijk. Wat kost een behandeling? Wat krijgen we ervoor? Op een omzet van ruim 500 miljoen euro wil je natuurlijk wel uitgebreid kunnen sturen. En met de complexiteit van geldstromen die wij hebben, is een systeem als Oracle niet meer weg te denken in de administratievoering.” Jacqueline vertelt verder: “Vanaf 2011 gaat er binnen de zorg gewerkt worden met een nieuw DBC-systeem genaamd DOT waarbij de huidige 30.000 DBC’s vervangen moeten worden door 3.000 stuks. Per 2011 moeten wij bij de zorgverzekeraars volgens het nieuwe systeem gaan declareren. De nieuwe zorgproducten moeten meer transparantie bieden. Onze interne budgetteringssystematiek moeten we op deze externe situatie aanpassen. Om dit proces beter te kunnen ondersteunen heeft Oracle Hyperion onze interesse vanwege de mogelijkheden voor budgetteren en de integratie met de E-Business Suite. Ik bezocht Oracle OpenWorld 2010 dan ook om meer kennis op te doen over niet alleen R12 maar ook de Hyperion propositie en de ontwikkelingen van Oracle in de zorg.” Naast haar werkzaamheden voor VUmc krijgt Jacqueline veel vrijheid en zelfstandigheid om ook invulling te kunnen geven aan haar activiteiten voor de Oracle Zorg gebruikersgroep in de Benelux: SIG-Health. Samen met Harry Kamp (St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg) en Leontien Kramer (MC Haaglanden) verzorgen zij viermaal per jaar sessies waarbij kennis en ervaringen worden uitgewisseld. “Ik doe dat nu ruim twee jaar en heb hier veel plezier in en vind dit belangrijk voor de ziekenhuizen. Samenwerken en zelfs samen investeren kan nog voor veel verbeteringen zorgen.” Sophia is ook voor samenwerken en vindt Profource dan ook een erg prettige partij. “Geen standaard verhalen maar gezamenlijk werken we aan verbeteringen. Hierbij profiteren wij als VUmc van de kennis en ervaring van Profource en hun 100% Oracle specialisatie. En natuurlijk van de ervaring die zij meebrengen van andere Oracle gebruikers. Ik hoef niet meer alles zelf te verzinnen.”
Dit artikel is eerder verschenen in ons relatiemagazine Transform, editie 2, november 2010.
