Schiphol: een wereld op zich
“Het is prettig sparren met Profource als businesspartner”
Schiphol Group is bekend als de nationale luchthaven. Het is Europa’s vijfde luchthaven voor personen en derde voor vrachtvervoer. Schiphol is als bedrijf echter veel diverser dan je zo op het eerste oog zou verwachten. Schiphol is ook actief via deelnemingen op andere luchthavens.
“Schiphol is een wereld op zich”, vertelt Rudy Schellinger, manager Accounting House van Schiphol Group. Op het vliegveld Schiphol in Amsterdam treffen we Rudy bij de rood-witte blokken van het Meeting Point. Onder het genot van een kopje koffie praten we over de rol van Rudy bij Schiphol Group, zijn achtergrond, de inzet van de Oracle E-Business Suite en de rol van Profource ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De omzet van Schiphol Group bestaat voor het merendeel uit havengelden, winkelverkopen, concessies, verhuringen, vastgoedontwikkeling, autoparkeergelden en inkomsten uit de internationale activiteiten. Rudy heeft vanuit zijn rol vooral met de activiteiten in Nederland te maken en verzorgt met zijn afdeling de consolidatie van de cijfers van de deelnemingen. “Schiphol wordt gestuurd als een commercieel bedrijf met een ondernemende bedrijfsvoering en maatschappelijke functie”, legt Rudy uit. Na een postdoctorale studie Accountancy kwam Rudy terecht op een middelgroot accountants- kantoor. Hierna startte hij als zelfstandige en kwam na verschillende opdrachtgevers terecht als interim specialist bij de backoffice van Schiphol.nl. Hier kwam hij in aanraking met de Oracle E-Business Suite. Schiphol bood Rudy de mogelijkheid om in vaste dienst te treden en Rudy werd hoofd van de financiële administratie van de business unit Consumers. Toen er een efficiencyslag gemaakt moest worden, werd Rudy gevraagd om een rol te vervullen als teamleider debiteurenbeheer in het Accounting House en werd vervolgens hier weer de manager van.
Een wereld op zich
Door de vele activiteiten is Schiphol een wereld op zich. Rudy vertelt: “We zijn bijvoorbeeld zelf ook een netwerkbedrijf voor energie, telecom en ICT-diensten”. En als we nu naar buiten kijken dan zie je daar dat grote hotel en dat gloednieuwe moderne kantoorpand van die grote soft- ware leverancier. Ook deze gebouwen zijn van Schiphol en worden door onze toeleveranciers schoongemaakt, onderhouden, verbouwd, enzovoorts. We investeren per jaar 200 tot 400 miljoen euro. Het past echter wel in de Schiphol-strategie om zoveel mogelijk te werken aan datgene waar wij goed in zijn. De focus ligt dus op onze kerncompetenties en datgene wat hier niet in past, kunnen we in principe uitbesteden. Een groot gedeelte van onze kosten zijn van nature vaste lasten. Daarom is flexibiliteit van kosten -waar dit mogelijk is- belangrijk voor Schiphol.”
Waarde toevoegen in het proces
“Onze Finance functie is goed georganiseerd. Recent hebben wij bijvoorbeeld het ontwikkelpad voor de komende vijf jaar vastgelegd in een roadmap en deze gedeeld met alle finance mede- werkers. Al onze verbeterprojecten dienen zo het doel dat wij voor ogen hebben. Eerder hebben we onze reporting- en accountingactiviteiten in een ‘Shared Service’ structuur ondergebracht. Vanuit deze ‘shared services’ verstrekken wij betrouwbare rapportages en optimaliseren wij de administratieve processen dermate dat deze efficiënt en tegen lage kosten worden aangeboden”, legt Rudy verder uit. “Ten opzichte van andere organisaties zie ik wel dat wij al een grote slag gemaakt hebben door echt in processen te denken en dit los te kunnen maken van afdelingen. In bijvoorbeeld het Procure-to-Pay proces zijn we nu optimalisatiestappen aan het maken door medewerkers zelf hun bestellingen te laten invoeren. Door deze ‘self service’ hoeft onze frontoffice geen basisinvoer meer te verzorgen. De tijd die daarmee vrij komt, kan de frontoffice besteden aan monitoring en kwaliteitsverbetering. We gebruiken Oracle workflow met wat maatwerk in combinatie met iProcurement en de Procurement modules binnen de Oracle E-Business Suite. Dit uiteraard in combinatie met Financials. Voor 2011 en 2012 staat de samenwerking met inkoop en het verder optimaliseren van het ‘P2P’ proces op de agenda, evenals het introduceren van e-facturatie.” “De rol van Profource hierin is die van een professionele partner met erg veel kennis van Oracle, een toegankelijke cultuur en de kracht om Finance zich snel eigen te maken. Omdat Profource erg veel ‘best practices’ kennis kan toevoegen in het Procure-to-Pay proces is het pret- tig sparren als businesspartner. Daarnaast breid ik mijn kennis uit met gerichte trainingen en het bijwonen van seminars.” “Samen met Profource heb ik ook een onderzoek gedaan naar besparingsmogelijkheden in het proces. Een goede mogelijkheid om te besparen was om de invoerwerkzaamheden van facturen voor onze crediteurenadministratie uit te besteden. Daarmee sloeg ik meerdere vliegen in één klap. Aan de ene kant behaal ik kostenbesparing en aan de andere kant krijgen mijn team- leiders veel tijd erbij om het Procure-to-Pay proces op de andere onderdelen te optimaliseren. Dus ook keiharde tijdswinst en gemak. Op basis van heldere afspraken in een zogenaamde ‘service level agreement’ verzorgt Profource nu Outsourcing-diensten op basis van een vaste prijs per factuur. Dit resulteert in lagere kosten en vooral geen zorgen; we kunnen meeliften op grotere volumes, meer toegevoegde waarde en vooral gespecialiseerde mensen.” “De volgende stap die we samen willen maken, is het inzetten van Oracle’s OFR/IPM tools om de volledige factuurverwerking te automatiseren zodat we verder besparen en optimaliseren. Dan kunnen we de relatief grote backoffice die we nu nog kennen met de bestaande bezetting veel beter inzetten. Op naar ‘operational excellence’!”
