St. Elisabeth Ziekenhuis naar Oracle EBS R12
10 Vragen over de upgrade naar Release 12.1.3
We treffen Saskia van den Heuvel en Auke Theelen van het St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg en stellen hen tien vragen over hun ervaringen met het project. Ook spreken we Cor van Dongen van Profource die voor een belangrijk deel verantwoordelijk was voor de upgrade en implementatie van de nieuwe functionaliteiten.
1. Wat is het St. Elisabeth Ziekenhuis Tilburg?
Het EZT is een groot topklinisch opleidingsziekenhuis met een aanbod van wel 28 types medisch-specialistische zorg. Het EZT heeft een verzorgingsgebied van bijna een half miljoen inwoners. Niet alleen patiënten uit de provincie Noord-Brabant, maar ook uit de rest van Nederland en buurland België kunnen er voor vrijwel alle specialismen terecht. Voor de functie radiochirurgie komen patiënten uit heel Nederland naar Tilburg, omdat het EZT als enige ziekenhuis met een zogenaamde ‘Gamma Knife’ werkt. Met dit voor Nederland unieke apparaat worden tumoren in het hoofd en vaatafwijkingen in de hersenen behandeld. Het EZT is daarnaast het eerste niet-academische ziekenhuis in Zuid-Nederland met een Level 3 Intensive Care. Dit is het hoogste kwaliteitsniveau voor Intensive Care. Het ziekenhuis heeft 34 IC-bedden. Omdat het EZT ook traumacentrum is voor de regio worden regelmatig patiënten van andere ziekenhuizen doorverwezen naar de IC van het ziekenhuis. Voor de statistieken: we hebben 3143 medewerkers, 120 vrijwilligers, 191 medisch specialisten en 160 artsen in opleiding. We krijgen op jaarbasis 465.000 poliklinische bezoekers, 28.000 dagopnames voor de 543 bedden, bieden 154.000 klinische verpleegdagen en we verwerken ook nog eens 30.000 spoedeisende patiënten.
2. Wie zijn jullie en wat was jullie rol in het project?
Auke Theelen is binnen EZT verantwoordelijk als hoofd voor B&I Bedrijfsondersteuning (Beheer en Informatie voor de niet-zorg ondersteunende systemen). Deze afdeling is verantwoordelijk voor het beheer van onder andere Oracle EBS. Saskia van den Heuvel was de verantwoordelijke projectleidster en Cor van Dongen de lead consultant van Profource.
3. Wat zijn de EZT-ervaringen met Oracle E-Business Suite?
Auke licht toe: “Het St. Elisabeth Ziekenhuis maakt gebruik van Oracle EBS en sinds kort release 12.1.3 in de Nederlandse taal. De Oracle EBS-omgeving omvat de systeemdelen Financiën, Projecten, Inkoop & Logistiek (inclusief iProcurement), HRM en Salaris (Payroll). De eerste implementatie bij EZT stamt al weer vanaf 2004 op basis van versie 11.5.9. In 2008 is een upgrade uitgevoerd naar versie 11.5.10. In 2012 is de upgrade naar versie 12.1.3 voorbereid en sinds net na de kerstdagen zijn we succesvol over op versie 12.1.3 met correcte salarisverwerkingen. Vanaf 11.5.9 maakten we gebruik van de zogenaamde OZV-extensies, de zorgtemplate die door Oracle Consulting voor de ziekenhuizen was bedacht. Daarnaast hadden we diverse Excel rapportage- en laadtools in gebruik die we in het project samen met het OZV-maatwerk wilden minimaliseren en vervangen door standaardfunctionaliteit binnen 12.1.3.
4. Oracle E-Business Suite staat waarschijnlijk niet op zichzelf?
Auke lacht en vertelt: “Zeker niet, het is niet ons primaire systeem voor zorgverlening binnen het ziekenhuis. Daarom zijn er diverse andere systemen en bronnen waar we gebruik van maken. Uitwisseling van gegevens met andere systemen is door middel van koppelingen gerealiseerd met Harmony (een roosterpakket), McKesson (het ziekenhuisinformatiesysteem), een intern ontwikkeld Oracle DataWareHouse-systeem, een intern ontwikkeld Centraal Referentie Systeem (CRS masterdata), Vernet (verzuimregistraties en analyses) en Ultimo (facility management). Daarnaast is Oracle EBS uitgebreid met APRO Banking en Oracle APEX voor diverse webapplicaties en operationele rapportages.”
5. Waarom zijn jullie eigenlijk zo vroeg gestart? Kon de upgrade dan niet sneller?
“Eigenlijk heeft dit een historische achtergrond”, vertelt Saskia. “Met de upgrade naar 11.5.10 was EZT laat. Hierdoor zijn in 2011 problemen ontstaan met het plaatsen van een omvangrijke HRM-patch in combinatie met Payroll voor de salarisverwerking. Vanwege kwaliteitsborging en risicobeperking wilde EZT R12.1.3 uitgebreid kunnen testen maar we wilden in het project ook daadwerkelijk verbeteringen in functionaliteit doorvoeren. Daarom hebben we de tijd genomen om het kwalitatief en goed te kunnen doen en op basis van een gedegen en gedragen projectplan. En uiteindelijk hebben we negen maanden over het project gedaan.”
6. Welke belangrijke verbeteringen hebben jullie doorgevoerd met R12.1.3?
Saskia vertelt: “We wilden een aantal belangrijke verbeteringen doorvoeren. Ik zal deze toelichten per systeemgebied. Laten we beginnen met Finance. Daar wilden we de goedkeuringen van crediteurenfacturen geïntegreerd en digitaal gaan afhandelen binnen Oracle EBS gebruikmakend van de zogenaamde AME workflow. Daarbij wilden we gebruik kunnen gaan maken van factuurscanning en herkenning en ook ‘digitale facturen’ in PDF-vorm via de e-mail laten binnenkomen, deze ook door de factuurherkenning laten verwerken en inbrengen in het goedkeuringsproces. Daarmee bespaart EZT belangrijk op de verwerkingstijden en handlingskosten van facturen. Leveranciers profiteren van het feit dat betalingen sneller en met minder fouten afgehandeld kunnen worden. Als er op de factuur tevens een inkooporder wordt meegestuurd is de matching kinderlijk eenvoudig geworden. Profource bracht ook fijne functionaliteit in van het nieuwe Subledger Accounting (SLA) in R12.1.3. We krijgen nu door een slimme inrichting alle omschrijvingen bij journaalpostenboekingen uit de sub-administraties mee naar het grootboek. Dat maakt het veel makkelijker voor de administratie om boekingen te herleiden en te doorgronden. Voor Inkoop, Crediteuren maar ook Activa (onze ICT-investeringen maar ook die in Medische Apparatuur via interne projecten) wordt het leven stukken makkelijker. Op het Inkoopsegment hebben we ook belangrijke stappen kunnen maken. We maken inkooporders nu automatisch aan en met BI-Publisher worden nu inkooporders direct per uitgaande e-mail naar de leveranciers toegezonden. De oude OZV-extensies waar Oracle maar niet met nieuwe oplossingen voor kwam, hebben we opgeruimd met R12 functionaliteit. Daarnaast maken we nu gebruik van de R12 functionaliteiten in de Buyer Workbench, gebruiken geen afroeporders maar inkooporders op raamcontracten.” Auke licht toe: “Ook wilden we onderhoudsgevoelige, dus arbeidsintensieve en dus dure, beheerprocessen gebruiksvriendelijker maken. We lezen nu catalogi in via R12 bulkload in plaats van Excel wizards en de OZV-maatwerk laadtool. Daarbij handelen we nu bestelaanvragen ook af via workflow. We gebruiken hiervoor altijd de juiste budgethouder en hebben dit proces onafhankelijk gemaakt van kostenplaatsen. De functioneel beheerders zullen in de toekomst minder incidenten te verwerken hebben en dat is prettig.” Saskia gaat verder: “Ook op het HRMS-segment en de salarisverwerking hebben we eens goed gekeken en zaken verbeterd. Een wens hebben we in vervulling laten gaan met een Portaal voor ‘digitaal muteren’, inderdaad een self-service-oplossing maar dan gerealiseerd in APEX ondersteund met workflows. Met name voor de HRMS en salaristoepassingen kunnen we nu inschalingen digitaal verwerken, nieuwe medewerkers opvoeren en alle financiële salariscomponenten aanpassen. Op het gebied van salarisverwerking zijn structurele verbeteringen gemaakt in de betalingen zelf. En we hebben nu al aanpassingen doorgevoerd zodat loonstroken straks als PDF binnen een portal gepubliceerd kunnen worden. Voor die verwerkingen biedt BI-Publisher zogenaamde ‘bursting’ mogelijkheden. Eerlijkheidshalve melden we dat Profource hierbij samengewerkt heeft met Popay.”
7. Wat hebben jullie rondom management- en operationele rapportages allemaal aangepast en verbeterd?
Auke vertelt: “Dat waren we bijna vergeten. We werkten met Discoverer op Oracle EBS. Daarnaast maakten we gebruik van Excel-gebaseerde operationele rapportages. Onze informatiestrategie is echter gebaseerd op een eigen ontwikkeld SAP DataWarehouse dat als belangrijkste bronnen het McKesson ziekenhuisinformatiesysteem heeft, ons zelfontwikkeld Elektronisch Patiëntendossier en de transacties uit Oracle EBS. Onze informatiefunctie is nu goed georganiseerd. We hebben het SAP DataWarehouse geconsolideerd samen met de belangrijke Oracle Databases naar een Exadata-platform. Hiermee verwerken we de salarissen nu met lichtsnelheid, maar ook de managementrapportages zijn stukken sneller. Voor de belangrijkste operationele rapportages hebben we Oracle APEX-dashboards ontwikkeld en met de snelheid van de Exadata-machine zijn de dashboards ook stukken sneller en dus vriendelijker voor de gebruikers.”
8. Hebben jullie nog leermomenten geboekt? Het klinkt namelijk bijna te mooi om waar te zijn.
“Het gehele project is één groot leertraject voor mij geweest de afgelopen negen maanden. Ik stapte eigenlijk fris in mijn rol binnen EZT en de maand erop maakte ik voor de eerste keer kennis met Oracle EBS, een ERP-systeem”, vertelt Auke. “Veel belangrijker is dat we bij EZT geleerd hebben dat negen maanden een lange periode is en dat de betrokkenheid van kerngebruikers wel op de proef wordt gesteld. Al helemaal als je hen vraagt in drie iteraties, dus ook drie testrondes, continue energie te steken in het project naast de normale werkzaamheden. Het motto is wel testen, testen, testen en inderdaad testen. Daarnaast werkt de PRINCE2-methodiek alleen maar als je in een projectgroep beslissingen durft te nemen en de hete aardappels inderdaad door een daadkrachtige stuurgroep ook gegeten worden. Beiden hadden we goed voor elkaar.” Auke gaat verder: “En voor mijzelf was de betrokkenheid van een inhoudelijk sterke projectleidster een waardevolle ondersteuning. Saskia heeft EBS R12.1.3-kennis, upgrade-ervaring en vaker met dit bijltje gehakt en dat heeft bijgedragen aan het halen van zowel tijd als het budget. Anders waren we zeker uit de bocht gevlogen.”
9. Kunnen jullie nog toelichten wat de rol en toegevoegde waarde van Profource is geweest voor, tijdens en na het project?
“De rol van Profource is die van een partner geweest met erg veel kennis van EBS R12.1.3, een toegankelijke cultuur en de kracht om snel te schakelen. Cor was onmisbaar; hij kon op alle niveaus schakelen binnen EZT en zijn functionele maar ook technische kennis was van grote toegevoegde waarde”, blikt Auke terug. “Verder hebben Stijn als front-end consultant voor onze Finance-mensen en Steffen als back-end man voor onze functioneel beheerders en technici hun waarde bewezen. Ik had zelf Steffen eerder in het project erbij moeten vragen, misschien hoort dat nog bij de leermomenten.”
10. Willen jullie ook iets over de kosten van het project vertellen?
“We hebben met scherpe planning en een nog scherper budget gewerkt. Het bedrag zullen we niet noemen, maar vergeleken met de budgetten van de grote academische ziekenhuizen zijn we 60% goedkoper geweest en hebben ook nieuwe functionaliteiten ingebracht in de planning van negen maanden en in het budget”, vertelt Saskia glimlachend.
11. En de extra vraag: Wat gaat 2013 voor jullie brengen?
“We nemen eerst even de tijd voor de gebruikers en beheerders om het systeem te laten landen in de organisatie”, vertelt Auke tevreden. “Vervolgens hebben we nog wat extra wensen die we willen invullen, voldoende kost voor na de zomer van 2013 dus.”
