Een korte uitleg voor beginners
Voor de consultants van Profource is ERP gesneden koek. We werken er nu eenmaal dagelijks mee. Toch is het begrip lang niet bij iedereen bekend. Sollicitanten vragen ons bijvoorbeeld vaak wat ERP precies inhoudt. Natuurlijk leggen we graag uit hoe het zit. Er valt veel over ERP te vertellen!
ERP systeem: de betekenis
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De term verwijst naar software waarmee de verschillende operationele werkzaamheden binnen een bedrijf worden ondersteund: de Financiële Administratie, Human Resources, Inkoop, Verkoop, Logistiek, Klantadministratie, Project Management etc. Een ERP systeem biedt één gezamenlijke omgeving waarin medewerkers van de verschillende afdelingen kunnen werken.
Alle data in één systeem!
Een belangrijk kenmerk van een ERP systeem is dat alle gegevens in een centrale database worden opgeslagen. Daardoor sluiten de informatiestromen naadloos op elkaar aan. Als iemand van de klantadministratie het postadres van bedrijf X aanpast, dan komen de bestellingen en facturen automatisch op het goede adres terecht. Doordat iedereen een en dezelfde informatiebron gebruikt, zijn de gegevens overal en altijd up-to-date.
Het ontstaan van ERP systemen
Tot in de jaren negentig van de vorige eeuw was elk bedrijf afhankelijk van losse deelsystemen die al dan niet gekoppeld waren. Elke afdeling had zijn eigen werkwijze en administratie. Veel gegevens moesten handmatig worden overgezet van het ene naar het andere systeem. Dat bracht niet alleen veel extra werk met zich mee, maar zorgde ook voor allerlei fouten en inconsistenties tussen de verschillende administraties. Medewerkers waren dagelijks uren kwijt met onderlinge afstemming en het rechtzetten van misverstanden. Met name in grote organisaties was er behoefte aan een totaalsysteem, een ERP systeem, waarin de verschillende afdelingen makkelijker konden samenwerken.
Wat is het voordeel van een ERP systeem?
Met een ERP systeem krijgen alle medewerkers een gezamenlijke werkomgeving waarin gegevens eenmalig worden vastgelegd. Iedereen binnen het bedrijf heeft zo dezelfde informatie tot zijn beschikking. Daardoor hoeft er minder tijd en geld besteed te worden aan het herstellen van fouten. Een succesvol ERP-project leidt automatisch tot lagere kosten, kortere doorlooptijden en een betere dienstverlening.
Voorbeelden van meer efficiëntie door ERP-implementatie:
- De afdeling Inkoop kan via één systeem bij verschillende leveranciers bestellingen plaatsen. Het team heeft altijd een actueel overzicht met de status van alle lopende orders. Ook heeft men altijd een overzicht van alle leveranciers, offertes, betalingen etc.
- De afdeling Verkoop is precies op de hoogte van de actuele voorraad en bestellingen. Als er een klant komt, dan kunnen ze goed inschatten wanneer een bepaald product geleverd kan worden.
- Het callcenter krijgt steeds meer klachten over bestellingen die lang blijven liggen. In het systeem ziet men dat de vertraging bij de afdeling Transport zit. Het management besluit daarop dat deze afdeling meer budget krijgt om extra personeel aan te nemen.
Voorbeeld van een inkoop pagina van een ERP systeem
Welke ERP systemen zijn er?
Wil je als organisatie met een ERP systeem gaan werken, dan heb je o.a. de keuze uit verschillende ERP systemen:
- AFAS
- Exact
- Microsoft
- NetSuite
- Oracle
- PeoplesSoft
- SAP
- Workday
Er zijn tientallen leveranciers met elk een eigen ERP systeem. Sommigen leggen de focus op een bepaald functioneel gebied waar ze extra sterk in zijn. Zo zijn Workday en PeopleSoft wat meer op Human Resources gericht en AFAS en Exact wat meer op het midden- en kleinbedrijf. Heb je eenmaal voor een ERP systeem gekozen, dan zit je er ook voor jaren aan vast. Daarom is het belangrijk om de goede keuze te maken. Om dat te bepalen, moet je eerst in kaart brengen welke functionaliteit je precies nodig hebt.
Elk bedrijf zijn eigen configuratie
Er zijn allerlei aspecten die bepalen welk ERP systeem het beste bij je bedrijf past. Het hangt onder meer af van de omvang van de organisatie, de inrichting van je processen en de aard van de werkzaamheden. Iedere ERP leverancier heeft zijn eigen focus en specifieke kenmerken.
Een ERP systeem bestaat altijd uit meerdere standaard modules. Daaruit kun je de modules selecteren en configureren die het beste aansluiten bij je bedrijfsprocessen. Sommige modules op het gebied van Human Resources en de financiële administratie zijn bijna altijd van toepassing. Daarentegen heeft niet elk bedrijf behoefte aan uitgebreide functionaliteit qua Supply Chain of Project Management. Het is dus belangrijk om je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen en te analyseren welke modules van het ERP systeem daar het beste op aansluiten. Hoe uitgebreider de oplossing is waarvoor je kiest, des te hoger het prijskaartje dat eraan hangt.
Aandachtspunten bij ERP implementatie
Het implementeren van een ERP systeem is een belangrijke succesfactor voor je bedrijf, maar het is ook kostbaar. Bovendien is de impact van een implementatie traject groot. Het nieuwe ERP systeem raakt vaak al je bedrijfsprocessen. Hoewel elk bedrijf tegen andere knelpunten aanloopt, zijn er ook issues die iedereen zal herkennen:
- Welk ERP pakket je ook kiest en hoe flexibel het ook is qua configuratie, geen enkel pakket zal 100% aansluiten op de werkwijze van je bedrijf. Maak daarom een nauwkeurige analyse van de gaps tussen de gewenste werkwijze en de mogelijkheden van het nieuwe systeem. Bepaal vervolgens hoe je daarmee om gaat. Er zijn in principe twee oplossingen: je past het werkproces aan of je past het pakket aan (en dit tweede kan slechts beperkt met de moderne Cloud ERP oplossingen). Let op: beide opties kosten tijd en geld!
- Met name voor bedrijven die ERP voor de eerste keer implementeren, is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan het converteren van data naar het nieuwe systeem. De oude systemen zijn vaak vervuild met verouderde, incomplete of inconsistente data. Om te voorkomen dat deze data terecht komt in de nieuwe omgeving, moeten de gegevens eerst gecontroleerd en opgeschoond worden. Pas dan kunnen ze veilig in het nieuwe systeem worden geïmporteerd.
- Het succes van een implementatietraject staat of valt met de acceptatie door de gebruikers. Betrek hen dus tijdig bij de inrichting van het nieuwe systeem, begeleid ze goed bij het overstappen op het nieuwe systeem en vergeet de nazorg niet!
De Cloud
De opkomst van de cloud technologie is onomkeerbaar. Dat geldt ook voor de toonaangevende ERP systemen en leveranciers. Het voordeel hiervan is dat ERP ook haalbaar wordt voor de kleinere bedrijven. Omdat de ERP systemen door de leveranciers aangeboden worden via het internet en een web browsers hoef je immers geen dure servers of andere hardware meer aan te schaffen. Ook heb je geen speciaal IT team nodig dat ervoor zorgt dat de omgeving blijft draaien: het technisch beheer wordt gedaan door de software leverancier. Een software gebruikerslicentie en kennis van de functionele werking van het systeem is voldoende.
Profource, specialist in ERP consultancy
De ERP consultants van Profource zijn gespecialiseerd in Oracle ERP en NetSuite ERP, twee bedrijven die voorop lopen als het gaat om ERP systemen in de Cloud. Voor beide omgevingen doen we zowel uitgebreide implementatie trajecten als het functioneel beheer.
Al jarenlang is Profource een Oracle Gold Partner, hét bewijs dat we bijzonder succesvol zijn in het toepassen van Oracle-technologie voor onze klanten. Sinds 2017 zijn we ook gecertificeerd specialist op het gebied van NetSuite, een dochteronderneming van Oracle die een 100% cloud-based ERP systeem aanbiedt voor de Mid Market. Daarmee zijn we een van de eersten in Nederland die inspringt op de groeiende vraag naar NetSuite in Nederland.
De focus op Oracle ERP en Netsuite ERP neemt niet weg dat Finance en Control specialisten ook prima met andere systemen uit de voeten kunnen. ERP systemen hebben veel overeenkomsten. Met diepgaande kennis van Oracle of NetSuite ERP begrijp je ook hoe je als Finance professional andere gelijksoortige systemen kunt inrichten en gebruiken.
ERP consultant worden en bij Profource aan de slag gaan?
Ben je geïnteresseerd in een loopbaan als ERP consultant en wil je specialist worden op het gebied van Oracle en NetSuite ERP? Bij Profource zijn we altijd op zoek naar enthousiaste, nieuwe medewerkers. Neem dus gerust contact met ons op.
Benieuwd naar de mogelijkheden van een ERP implementatie?
Ook als je meer weten over de mogelijkheden van ERP voor jouw organisatie, ben je bij Profource aan het juiste adres. Laat het vooral weten als we je kunnen helpen. We maken graag een afspraak om te zien wat we voor je kunnen betekenen.
——
Dit blogartikel is geschreven door Mathieu, sinds 2008 werkzaam bij Profource. Als ‘Solution Lead’ is Mathieu verantwoordelijk voor de Oracle en NetSuite ERP oplossingen die we bij onze klanten implementeren. De oplossingen bij het Elisabeth Twee Steden Ziekenhuis, PGS in Noorwegen en HVC vielen bijvoorbeeld onder zijn verantwoordelijkheid.
